WMS para e-commerce pequeno: o que o sistema de armazém faz e quando a planilha deixa de dar conta

A página Regras de entrada em depósito, também do Odoo, descreve a entrada em depósito como o encaminhamento dos produtos para os locais de armazenamento apropriados quando a remessa chega. A regra pode ser definida por produto, por categoria de produto ou por tipo de pacote.

A página Visão geral de gerenciamento de depósito, da Microsoft, lista os processos do módulo de armazém do Dynamics 365. Entre eles estão o controle de limites de estoque de cada local, o suporte a lote e a número de série, as várias estratégias de separação, o processamento de onda de saída, o uso de leitor de código de barras e os recursos de contagem. A página informa ainda que o módulo é integrado a outros processos da empresa, como transporte, compras, vendas e devoluções.

Existe um número de pedidos a partir do qual o WMS é necessário?

As páginas consultadas não trazem esse número, e o ConnectWeek não encontrou pesquisa com metodologia publicada que o defina. Na avaliação do ConnectWeek, a quantidade de pedidos sozinha decide pouco. Uma loja com poucos produtos diferentes e muitos pedidos iguais pode trabalhar bem com um controle simples. Outra, com menos pedidos e muitos itens parecidos, como a mesma peça de roupa em várias cores e tamanhos, pode precisar de endereço para cada prateleira bem antes. O que indica a hora de mudar são os problemas que aparecem na operação.

Sete sinais de que a planilha e o ERP básico não dão mais conta

A lista é avaliação do ConnectWeek. Um sinal isolado costuma ter solução mais barata do que um sistema novo. Vários ao mesmo tempo indicam que o controle manual chegou ao limite.

1. Só uma pessoa sabe onde as coisas estão. Quando ela falta, a separação dos pedidos atrasa.
2. O mesmo produto está em mais de um lugar. Parte fica na prateleira, parte em caixas fechadas, e ninguém sabe quanto há em cada ponto.
3. O sistema mostra saldo, mas o produto não é encontrado. A venda é feita, e o pedido fica parado até alguém achar o produto no depósito.
4. Os pedidos saem com item trocado. Produtos parecidos, como dois tamanhos da mesma peça, são confundidos na coleta.
5. A contagem do estoque não bate e ninguém sabe o motivo. Sem registro de cada movimento, a diferença aparece, mas a causa não.
6. A loja precisa controlar lote ou validade. Sem esse registro, não há como saber qual lote foi para qual cliente.
7. Treinar uma pessoa nova leva semanas. O conhecimento do depósito está na cabeça da equipe, e não no sistema.

O que tentar antes de contratar um WMS

Na avaliação do ConnectWeek, quatro medidas podem resolver boa parte dos problemas acima e servem de preparação para o sistema, se ele vier depois.

• Dar endereço às prateleiras. Nomeie corredor, estante e nível, cole a etiqueta em cada posição e anote o endereço na ficha do produto, na planilha ou no ERP. É a mesma lógica dos locais em níveis da documentação do Odoo, feita à mão.
• Conferir por código de barras. Um leitor simples na bancada de embalagem confirma se o item coletado é o do pedido. O artigo EAN e GTIN para marketplace explica como obter o código de barras de cada produto. Os métodos de coleta dos produtos e a conta da taxa de erro de separação estão em separação e embalagem de pedidos (picking e packing).
• Contar o estoque por partes. A contagem frequente dos itens mais importantes mostra onde nascem as diferenças. O método está em inventário cíclico: como contar o estoque por partes.
• Pôr os produtos de maior saída perto da bancada. A classificação que mostra quais são eles está em curva ABC de estoque.

Vale também conferir se o ERP atual tem campo de localização do produto e conferência por leitor, e se esses recursos estão ativados. Na página Locais, da documentação do Odoo, por exemplo, o recurso Locais de armazenamento precisa ser ativado nas definições do aplicativo Inventário. O que avaliar em um ERP está em ERP para e-commerce: como escolher. Outra saída é não ter depósito próprio e contratar uma empresa de fulfillment, que guarda o estoque, separa e envia os pedidos da loja. Veja a comparação em fulfillment ou operação própria. A loja que passa a ter mais de um estoque precisa decidir de onde sai cada pedido, assunto de OMS: como o sistema decide de qual estoque sai o pedido.

O que pedir na demonstração de um WMS

Se os sinais continuarem depois dessas medidas, a loja tem motivo para avaliar um sistema. O ConnectWeek sugere pedir ao fornecedor que mostre, com produtos da própria loja, cinco operações:

1. cadastrar os endereços do depósito e imprimir as etiquetas;
2. receber uma compra e ver o sistema indicar onde guardar cada item;
3. separar um pedido com o leitor, incluindo o que acontece quando a pessoa lê o produto errado;
4. fazer a contagem de um endereço e registrar a diferença encontrada;
5. trocar informações com o ERP e com a loja virtual: o pedido entra no WMS, e o saldo de estoque e o código de rastreio da entrega voltam para o ERP e para a loja.

A quinta operação é a que mais merece atenção, na avaliação do ConnectWeek. Um WMS que não troca informações com o ERP obriga a equipe a digitar a mesma informação duas vezes, e o estoque mostrado na loja deixa de ser confiável.