Evento próprio: como criar a página, abrir as inscrições e fazer o check-in no dia

• Página do evento: título, resumo curto, imagens ou vídeo, data e local. A data pode ser de evento único ou de evento recorrente, como uma aula semanal. O local pode ser um endereço, "on-line" ou "a definir". Segundo o artigo, evento presencial sem endereço físico não aparece nos resultados de busca.
• Ingressos: pagos, gratuitos ou de doação. Cada tipo de ingresso recebe nome, quantidade, preço (se for pago) e o período em que fica à venda.
• Formulário do pedido: as perguntas feitas a quem se inscreve. O organizador escolhe se coleta os dados só do comprador ou de cada participante e pode criar perguntas próprias.
• Publicação: perfil do organizador, tipo e categoria do evento, até 10 palavras-chave (as "tags"), privacidade e política de reembolso.

A descrição longa aceita imagens em JPEG ou PNG de até 10 MB e vídeos hospedados no YouTube ou no Vimeo, de acordo com o mesmo artigo. Arquivo para baixar não entra: a orientação é hospedar o arquivo em outro serviço e pôr o link no texto.

Antes de publicar, há um botão de pré-visualização. Depois, a maior parte das configurações pode ser alterada, com duas exceções citadas no artigo: quando o evento já tem pedidos (compras ou inscrições feitas), não dá mais para apagar tipos de ingresso nem trocar o processador de pagamento, a empresa que processa a cobrança.

Ingresso, quantidade e formulário de inscrição

A lotação definida no começo entra aqui. Na Eventbrite, a quantidade é um campo de cada tipo de ingresso. Na Sympla, os ingressos são configurados na quinta etapa da criação, e a sétima define a nomenclatura, "ingressos" ou "inscrições". Na leitura do ConnectWeek, a palavra "inscrições" combina com encontro gratuito.

O formulário decide o que a organização vai saber de cada participante. Na Eventbrite, as respostas são pedidas depois da conclusão do pedido. Na Sympla, o artigo sobre etiquetas menciona os formulários personalizados e informa que perguntas obrigatórias a todos os participantes, em formato de texto, lista ou múltipla escolha, podem ser impressas no crachá. Uma pergunta como "empresa" ou "cargo", portanto, serve à recepção e também à conversa entre os participantes. A pergunta sobre necessidade de acessibilidade é assunto do texto sobre acessibilidade em evento presencial.

Este texto não trata do valor das taxas cobradas sobre ingresso pago. Cada plataforma publica as suas condições, a Sympla na página "Como funciona" e a Eventbrite na página de preços, e as condições devem ser lidas lá na data em que o evento for criado. O que as duas informavam em 13 de outubro de 2026 está no texto sobre as taxas da Sympla e da Eventbrite.

Evento só para convidados: página privada, link e senha

Lançamento para clientes escolhidos ou encontro fechado da comunidade pedem uma página que não fique à vista de todos. As duas plataformas separam evento público de evento privado.

Na Sympla, o artigo que compara os dois tipos diz que o evento público aceita inscrição de qualquer pessoa, aparece em buscadores como o Google e na busca da própria Sympla, e pode ser promovido nos canais da plataforma. O evento privado não aparece nos buscadores nem na página inicial da Sympla. Nele, o organizador pode desligar o compartilhamento automático e criar ingressos privados, que só os convidados acessam.

Na Eventbrite, o artigo sobre privacidade do evento oferece duas formas de evento privado: acesso para qualquer pessoa que tenha o link ou acesso só para quem tem uma senha definida pelo organizador. Há ainda a opção de agendar a data em que o evento privado passa a ser público, útil para abrir primeiro aos convidados e depois aos demais.

O mesmo artigo traz um aviso sobre a ordem das decisões. Se o evento foi publicado como público e depois passou a privado, a mudança não o retira de resultados de busca de terceiros, como o Google, que já o tenham registrado. Evento fechado, portanto, nasce privado.

Como divulgar a página de inscrição

Publicada a página, o endereço dela é o que se divulga. Na Sympla, o artigo sobre redes sociais informa que o painel do evento e a própria página têm botões de compartilhamento e que o e-mail de confirmação recebido por cada participante também traz essa opção. Segundo o mesmo artigo, os botões só existem em evento público.

Para cartaz, vitrine ou embalagem, a Sympla gera um código QR (o quadrado que a câmera do celular lê) que leva à página do evento. De acordo com o artigo sobre o código, o arquivo é baixado em PNG no painel do evento, em "Visão geral", só está disponível para evento publicado e continua o mesmo quando os dados do evento são editados. Quem organiza encontros com frequência pode reunir todos na página do organizador, que tem endereço personalizável e mostra apenas os eventos públicos.

Na Eventbrite, o artigo de criação informa que os eventos públicos entram no diretório de busca da plataforma e são listados pelos principais buscadores. Para a data e o local aparecerem no resultado do Google a partir do site da própria loja, o caminho está no texto sobre como fazer um evento aparecer no Google.

Check-in no dia: lista impressa, computador ou aplicativo

Check-in é o registro de que o participante chegou. A central da Sympla trata check-in e credenciamento como nomes do mesmo controle de entrada e, no artigo do check-in on-line, associa o credenciamento aos eventos em que muitas vezes há entrega de material e de crachá. As duas plataformas oferecem três caminhos, e a escolha depende da internet no local e do tamanho da fila.

Lista impressa ou planilha

O artigo da Sympla sobre check-in sem internet recomenda a lista em PDF para eventos de pequeno e médio porte com conferência simples na portaria: confere-se o documento ou o ingresso de quem chega com os nomes e os números da lista. A lista sai do menu "Participantes", em "Imprimir lista". O artigo faz um alerta: a lista cresce enquanto houver vendas, e a versão usada na porta deve ser impressa depois que as vendas forem encerradas.

A outra saída, indicada pelo mesmo artigo para local sem conexão, é exportar a relação de participantes em Excel antes do evento. Havendo internet e mais de um computador, a orientação é compartilhar o arquivo pelo Google Drive, para que as marcações apareçam para todos ao mesmo tempo.

Na Eventbrite, a lista de participantes em PDF pode ser ordenada por nome, sobrenome ou tipo de ingresso, filtrada por tipo de ingresso e impressa com código de barras.

Computador na recepção

No check-in on-line da Sympla, quem está na recepção procura o participante pelo nome, pelo sobrenome ou pelo número do ingresso no painel do evento e marca a presença. O artigo recomenda esse caminho para local com boa conexão e espaço para um ou mais computadores, em especial quando o evento precisa de credenciamento, que muitas vezes inclui entrega de material e de crachá. Quem tem um leitor de código de barras pode fazer a mesma marcação lendo o código do ingresso, com o cursor posicionado no campo de leitura.

Na Eventbrite, o check-in pelo computador fica no painel do evento, em "Check-in": busca-se por nome ou e-mail, e uma barra mostra em tempo real quantas pessoas já entraram. Se o evento aceita pagamento fora da plataforma, como dinheiro na porta, o artigo pede que o pagamento seja confirmado antes de registrar a entrada.

Aplicativo no celular

A Sympla tem o aplicativo Sympla Organizador, para Android e iOS. Segundo o artigo do check-in on-line, ele mostra a lista de inscritos e registra a entrada pela própria lista ou pela leitura do código QR do ingresso, impresso ou na tela do celular do participante.

Na Eventbrite, o aplicativo se chama Eventbrite Organizer. O artigo sobre o aplicativo informa que só registra entradas quem é administrador ou dono da conta, ou quem recebeu uma função com essa permissão. A leitura do código tem três modos: registrar a entrada, registrar a saída ou apenas validar o ingresso sem marcar presença. Na avaliação do ConnectWeek, o terceiro serve para testar o equipamento antes de abrir as portas.

Crachá com etiqueta

Para evento em que as pessoas precisam se reconhecer, a Sympla gera etiquetas com os dados da inscrição, que o organizador imprime. O artigo sobre etiquetas descreve dois momentos. Antes do evento, as etiquetas são geradas em um de três formatos, que o artigo diz serem vendidos em papelaria. Durante o credenciamento, a impressão é individual e pede impressora térmica; o artigo cita o papel Brother DK1201. Informa ainda, como novidade, que a solução de credenciamento pelo celular é compatível com as impressoras Zebra ZD220t. A própria central recomenda testar a impressão antes do dia.

Roteiro do ConnectWeek para o primeiro evento

A ordem abaixo é uma sugestão do ConnectWeek, montada a partir do que as páginas das duas plataformas exigem em cada etapa. Os prazos são um exemplo para um encontro pequeno e não vêm das fontes.

1. Quatro semanas antes: fechar as sete decisões do começo deste texto e escrever a descrição.
2. Em seguida: criar a conta, fazer o cadastro de identificação com o documento certo, que a Sympla exige, e montar a página como rascunho.
3. Antes de publicar: definir se o evento é público ou privado, revisar o formulário e ler a página de taxas, se o ingresso for pago.
4. Depois de publicar: divulgar o endereço da página, baixar o código QR, na Sympla, e, se houver regras de convivência, publicar o código de conduta do evento na mesma página.
5. Na semana do evento: escolher a forma de check-in conforme a internet do local, instalar o aplicativo no celular de quem vai ficar na porta e fazer um teste de leitura.
6. Na véspera: encerrar as vendas ou as inscrições, se a entrada for por lista, e só então imprimir.
7. No dia seguinte: conferir quem compareceu e começar o contato com os participantes. O texto sobre follow-up depois do evento traz um calendário de contatos do dia 1 ao dia 30.