Feira de negócios no exterior: o que o programa Mais Feiras, da ApexBrasil, custeia

O que a ApexBrasil custeia e o que a empresa paga

Pelo regulamento, a ApexBrasil custeia um estande básico, na metragem mínima disponível, e a montagem dele, quando aplicável, conforme o mínimo que o organizador exige de um expositor. O documento situa essa metragem usualmente entre 7 e 12 metros quadrados. Esse custeio tem um valor máximo, o teto do estande. Se o organizador oferecer até o início do evento um pacote mais barato que atenda à participação básica, esse pacote passa a ser a referência do apoio.

Em troca, a empresa paga à ApexBrasil uma taxa de participação. O regulamento informa que o valor fica na página de cada feira no portal da agência. O documento de perguntas frequentes dá a ordem de grandeza: a taxa varia de feira para feira e tem como referência cerca de 10% do valor total que a ApexBrasil paga ao organizador pelo estande. Em um exemplo hipotético do ConnectWeek, um estande que custe US$ 5.000 à agência corresponderia a uma taxa de cerca de US$ 500.

Os dois documentos divergem sobre onde esses valores ficam. As perguntas frequentes ainda falam em regulamento específico de cada feira, com o valor máximo do estande no item 3.i e a taxa no item 5. O regulamento lido não traz o valor do teto e remete a taxa à página da feira. Em 13 de outubro de 2026, as páginas de duas feiras com inscrição aberta, as que apareciam na primeira tela da lista do programa, traziam os dois valores. A da Woodex 2026 informava custeio até o valor limite de 8.800 euros (a página escreve “EURO 8,800”) e taxa de participação de 880 euros. A da European Coating Show informava valor limite de 7.273,70 euros e taxa de 727,37 euros. Nas duas, a taxa é 10% do valor limite, na conta do ConnectWeek. As duas páginas avisavam, na mesma data, que empresas impactadas pelas medidas tarifárias dos Estados Unidos podem ter apoios adicionais da ApexBrasil, desde que atendam aos critérios de elegibilidade. Um é a isenção da taxa de participação em feiras de outros mercados, de agosto de 2026 a julho de 2027, para a empresa que exporta produto atingido pelas medidas e fez ao menos uma exportação desse produto para os Estados Unidos entre 2024 e 2026. O outro é o reembolso de despesas de promoção comercial, como passagens e hospedagem, de até R$ 40 mil por ano, com critérios em edital que o ConnectWeek não leu. As mesmas páginas descrevem o estande, de 12 metros quadrados, e o que ele inclui. Nas duas ele incluía energia elétrica, que o regulamento lista entre as taxas de utilidades a cargo da empresa.

A cobrança vem em boleto, em reais. O regulamento diz que o valor é convertido da moeda estrangeira para reais no mês de realização da feira, sem câmbio fixado, e que a referência é o Banco do Brasil, “opção de compra”. O pagamento é em parcela única ou em duas vezes sem juros. Pagamento por terceiros não é aceito, e empresa com débito na ApexBrasil precisa quitá-lo antes de uma nova aprovação.

O resto da conta é da empresa. O regulamento lista o que fica fora do apoio:

• as taxas obrigatórias que passarem do teto do estande;
• água, internet e energia, inclusão no catálogo da feira, pacotes de marketing e intérprete;
• serviços adicionais contratados com o organizador, como locação de equipamentos e promotores;
• a comunicação visual, a adesivagem e a personalização do estande;
• passagens aéreas, hospedagem, alimentação, visto, procedimentos consulares e de vacinação e seguro de viagem dos representantes;
• o envio de amostras e de materiais promocionais impressos.

Sobre logística, a página “Feiras Internacionais para Exportação” diz que a ApexBrasil pode dar orientações gerais, mas que os serviços logísticos específicos são de responsabilidade da empresa.

Como é a inscrição, da página da feira ao estande

O regulamento e o documento de perguntas frequentes descrevem a sequência abaixo; as perguntas frequentes contam quatro passos, e o quinto vem do regulamento:

1. A empresa procura a feira no calendário de eventos do portal da ApexBrasil e lê, na página da feira, o prazo de inscrição e o regulamento de participação.
2. Preenche o formulário de inscrição on-line por inteiro e envia o cartão CNPJ ativo. Formulário com campo em branco não vale como inscrição.
3. O representante legal recebe por e-mail o formulário de adesão, que o regulamento define como o documento com validade contratual da participação, e assina. O quadro de cancelamento do mesmo regulamento fala em termo de adesão, nome que as perguntas frequentes dão ao contrato de apoio. O documento de perguntas frequentes informa que a assinatura é feita on-line com o e-CNPJ, o certificado digital da empresa.
4. Com a adesão assinada, a ApexBrasil confirma o apoio e apresenta a empresa ao organizador da feira. A empresa se inscreve como expositora diretamente com ele.
5. Quando o organizador confirma a inscrição, a ApexBrasil paga o estande básico.

Preencher a inscrição não cria obrigação: segundo o regulamento, as responsabilidades entre a empresa e a agência só passam a existir com a assinatura da adesão. O formulário de inscrição pede os dados de quem ocupa quatro papéis, de acordo com as perguntas frequentes: quem faz a inscrição, o representante financeiro, o participante que estará na feira e o representante legal. O mesmo documento recomenda comprar passagem e reservar hospedagem só depois da confirmação do organizador da feira.

O que a empresa aprovada precisa cumprir: logomarca, avaliação e multas

A empresa apoiada aplica a logomarca da ApexBrasil em pelo menos um ponto do estande; as perguntas frequentes falam em uma tríade de logos, sem dizer quais são. O regulamento aceita quatro lugares: a testeira (a faixa superior com o nome do expositor), o balcão de atendimento, um adesivo na parede ou um banner. A prova é uma foto, enviada por e-mail ou anexada ao formulário de avaliação da feira.

O prazo desse formulário aparece com dois números. O regulamento, em PDF criado em 16 de julho de 2026, dá 20 dias corridos depois do fim da feira e prevê multa de 10% da taxa de participação para quem não enviar o formulário preenchido ou a foto. O documento de perguntas frequentes, em PDF criado em 8 de julho de 2026, fala em até 7 dias depois do último dia da feira. O arquivo do regulamento é o mais recente dos dois.

O regulamento também exige pelo menos um representante no estande durante toda a feira. Se o organizador cobrar da ApexBrasil multa por estande vazio, o valor é repassado inteiro à empresa.

Desistir depois de assinar a adesão tem custo. O quadro resume a retenção ou multa prevista no regulamento, calculada sobre o valor previsto no termo de adesão. O documento não diz, nesse trecho, a que valor a expressão se refere:

As faixas são as do regulamento, que não menciona o 60º dia. A empresa que desistir formaliza o cancelamento por e-mail à ApexBrasil. Além disso, se o contrato da empresa com o organizador da feira cobrar o estande como multa, a ApexBrasil repassa esse custo à empresa. O não comparecimento, que o regulamento chama de “no show”, gera o repasse integral do custo do estande e pode impedir, por um período ou em definitivo, a participação em outras ações da agência. Se a feira não acontecer, o regulamento prevê a devolução do que a empresa pagou à ApexBrasil. O regulamento ressalva ainda as penalidades dos Termos e Condições Gerais – Serviços ApexBrasil, documento com certificado de assinaturas de 7 de outubro de 2021, cuja cláusula 12.2 prevê multa de 20% sobre o valor do serviço contratado na rescisão por descumprimento do contrato pelo cliente, além de outras cobranças previstas na mesma cláusula, e reserva à agência o direito de excluí-lo, por seis meses, de eventos que ela promove ou apoia.

Onde ver as feiras com inscrição aberta

As feiras do Mais Feiras aparecem na própria página do programa, cada uma com o período de inscrição, a data do evento e a situação. As perguntas frequentes indicam também o calendário de eventos da ApexBrasil, com o filtro “Produto” na opção “ApexBrasil Mais Feiras”. Em 13 de outubro de 2026, a primeira tela da lista do programa tinha oito feiras, de 2024 a 2027, e duas estavam com inscrições abertas. A Woodex 2026, em Moscou, na Rússia, vai de 30 de novembro a 3 de dezembro de 2026 e recebia inscrição até 16 de outubro de 2026. A European Coating Show, na grafia da página, é em Nuremberg, na Alemanha, e vai de 27 a 29 de abril de 2027 e recebia inscrição até 27 de fevereiro de 2027. As outras seis estavam realizadas, encerradas ou canceladas.

A feira que interessa à empresa pode não estar no programa. O documento de perguntas frequentes informa que o Mais Feiras só apoia as feiras do portfólio vigente e que sugestões de novas feiras são recebidas pelo e-mail maisfeiras@apexbrasil.com.br.

Há também uma página de calendário de feiras no portal gov.br. Na leitura de 13 de outubro de 2026, ela trazia apenas uma lista de feiras do México de 2024 e indicava a última modificação em 4 de janeiro de 2024. Para inscrição aberta, a referência é a lista da ApexBrasil.

O que conferir antes de assinar a adesão ao Mais Feiras

Esta lista é do ConnectWeek e reúne os pontos que os documentos lidos deixam para a empresa decidir ou verificar:

1. Leia a página da feira no portal da ApexBrasil: nas duas feiras com inscrição aberta que o ConnectWeek leu em 13 de outubro de 2026, era nela que ficavam o prazo de inscrição, o valor limite do estande, a taxa de participação e a descrição do estande.
2. Confirme com a ApexBrasil o prazo do formulário de avaliação, que aparece como 7 dias nas perguntas frequentes e como 20 dias corridos no regulamento.
3. Compare o que a página da feira diz que o estande inclui com o que a empresa vai precisar e peça ao organizador o preço do que ficar de fora, como internet, inclusão no catálogo e adesivagem.
4. Some passagens, hospedagem, alimentação, visto, seguro e envio de amostras antes de decidir: nenhum desses itens entra no apoio do Mais Feiras.
5. Confira as faixas do quadro de cancelamento: o regulamento conta os dias que faltam para a “data inicial dos serviços”, que ele não define. Pergunte à ApexBrasil qual é essa data na feira escolhida.
6. Defina quem ficará no estande todos os dias e quem responderá o formulário de avaliação com a foto da logomarca.

O trabalho de marcar reuniões antes da viagem e de retomar os contatos depois dela está no guia sobre como transformar os dias de feira de negócios em reuniões e propostas.