Chamada de palestrantes: quando abrir, o que perguntar no formulário e como avaliar as propostas

A primeira é definir o tema do evento. Segundo o artigo, o tema claro permite ao palestrante saber se a proposta dele cabe e reduz o número de propostas inadequadas. A segunda é informar a data-limite, que dá ao proponente um calendário e à organização o tempo de avaliar. A terceira é declarar como será a seleção e por quais critérios. A página cita como exemplos de critério a relevância do tema, o domínio do palestrante sobre o assunto e o impacto esperado da apresentação.

Que perguntas pôr no formulário de proposta

A página do pretalx sobre a chamada mostra um formulário com poucas exigências fixas. Da proposta, só o título é obrigatório. Os demais campos que já vêm no formulário podem ser obrigatórios, opcionais ou ocultos: tipo de sessão, resumo, descrição mais longa, trilha (o eixo temático em que a programação é dividida), duração, idioma da apresentação e outros palestrantes da mesma proposta. Da pessoa, o formulário pede o nome e pode pedir foto e os horários em que ela está disponível.

O que falta entra como campo personalizado. A documentação separa a pergunta feita uma vez por proposta da pergunta feita uma vez por palestrante, e avisa que essa escolha não pode ser mudada depois. Três usos descritos na página:

• pergunta que só aparece para um tipo de sessão ou uma trilha, como os pré-requisitos de uma oficina;
• campo obrigatório de sim ou não, que vira uma caixa de marcação, como a de concordância com o código de conduta do evento;
• campo que começa opcional e passa a obrigatório depois de uma data, como a informação de chegada do palestrante.

O Sessionize descreve recurso parecido. O artigo sobre a chamada sugere um campo de múltipla escolha com os temas que a organização procura e perguntas condicionais: quem propõe uma oficina responde sobre a duração e o número máximo de participantes, e quem propõe outro formato recebe outras perguntas.

Os campos de texto aceitam limite de tamanho. No pretalx, o mínimo e o máximo são contados em caracteres ou em palavras. Na avaliação do ConnectWeek, limitar o resumo iguala as propostas e encurta a leitura de quem avalia, e vale incluir uma pergunta por palestrante sobre os recursos de acessibilidade de que a pessoa precisa para se apresentar, assunto do texto sobre acessibilidade em evento presencial.

Como avaliar as propostas sem favorecer nomes conhecidos

As duas ferramentas têm avaliação às cegas, em que o avaliador lê a proposta sem saber de quem é. No Sessionize, o recurso se chama modo anônimo: pelo guia do avaliador, os nomes reais são trocados por nomes inventados, e foto, biografia e os outros campos do palestrante ficam ocultos.

A página do pretalx sobre avaliação afirma que esconder o nome e a biografia ajuda a reduzir o viés ligado à reputação ou à identidade de quem propõe. Ela avisa que esconder o nome pode não bastar, porque o título e o resumo às vezes identificam o autor. Para esses casos, o organizador pode gravar uma versão da proposta com os trechos identificadores removidos, e é essa versão que o avaliador vê. Um dos exemplos de configuração da página deixa os nomes ocultos na fase de avaliação e visíveis na fase de seleção, para que o comitê de programa considere a diversidade dos palestrantes.

A organização também define como a nota é calculada. No pretalx, pela página de avaliação, a organização cria categorias de nota, cada uma com um peso. O exemplo da documentação dá peso 2 à qualidade do conteúdo e peso 1 à experiência do palestrante. O painel junta as notas dos avaliadores pela média ou pela mediana (a nota do meio quando todas são postas em ordem), e a página observa que a mediana é menos sensível a notas extremas. No Sessionize, pelo guia do avaliador, o modo de estrelas vai de 1 a 5, com meias estrelas, e pode ter mais de um critério.

Há ainda o efeito de um avaliador sobre o outro. A documentação do pretalx diz que ler as avaliações alheias antes de escrever a própria pode levar a um ajuste inconsciente da nota e recomenda que, na primeira fase, o avaliador só as veja depois de enviar a sua, ou não as veja.

Nem todo avaliador precisa ler tudo. A página do Sessionize sobre avaliadores designados descreve duas formas de distribuir as propostas: à mão, uma a uma, ou em lote, quando o organizador define quantas pessoas leem cada proposta e o sistema as sorteia. As razões citadas são a especialidade de cada um e a divisão do trabalho em eventos com muitas propostas. No guia do avaliador, quem não conhece o assunto de uma proposta pode deixá-la de fora da própria avaliação. No pretalx, pela página de avaliação, uma equipe de avaliadores pode ser limitada a determinadas trilhas e só vê as propostas delas.

Como avisar quem foi aceito e quem não foi

A documentação do pretalx recomenda decidir primeiro e avisar depois. Pela página de avaliação, o organizador marca aceites e recusas como pendentes, sem que os proponentes vejam mudança, revisa os modelos de e-mail de aceite e de recusa e só então aplica todas as decisões de uma vez.

Cada decisão gera um e-mail. Segundo a página sobre e-mails, as mensagens de aceite e de recusa ficam numa caixa de saída até o organizador autorizar o envio, e a recusa da qual ele desistiu pode ser apagada dali sem que o proponente saiba. A página recomenda espalhar o envio por horas ou dias, porque centenas de mensagens em pouco tempo podem prejudicar a reputação do domínio remetente (a confiança que os provedores de e-mail dão ao domínio de quem envia).

O retorno dos avaliadores é opcional. No pretalx, as avaliações não ficam visíveis para o proponente, e a documentação diz que isso deixa o avaliador escrever com franqueza. Se a organização quiser compartilhar os comentários, inclui no modelo de e-mail um marcador que é substituído pelos textos das avaliações daquela proposta.

As páginas lidas, entre elas a de sessões do pretalx, tratam do mecanismo e não trazem um texto de recusa. Na avaliação do ConnectWeek, o e-mail a quem não foi selecionado deve dizer que a proposta não entrou na programação, agradecer o envio e informar se haverá comentário dos avaliadores. Também na avaliação do ConnectWeek, vale escrever a data da resposta no texto da chamada e avisar aceitos e recusados na mesma rodada de envio, mesmo que ela seja espalhada por algumas horas.