GestãoArtigo
Serviços extras na contabilidade: o que cobrar fora da mensalidade e como prever no contrato
Em resumo
Serviço extra é o que não está na lista de serviços habituais do contrato contábil. Para cobrar, ele precisa estar previsto como eventual, com valor ou hora técnica, na proposta e no contrato, como exige a Resolução CFC 1.590/2020. Veja o que costuma ficar fora da mensalidade, como redigir a previsão e um exemplo de orçamento por hora.
Em resumo
Serviço extra é tudo o que o escritório contábil faz e que não está na lista de serviços habituais do contrato: abertura e alteração de empresa, declarações e certidões sob demanda, parcelamentos, atendimento a fiscalização, retrabalho causado por atraso do cliente. Para cobrar, o serviço precisa estar previsto como eventual, com valor ou critério de preço, na proposta e no contrato. A Resolução CFC nº 1.590/2020 exige essa separação, e a mesma resolução deixa o profissional que oferta sem proposta detalhada obrigado a realizar todo serviço compatível com a sua habilitação, com preço e prazo ainda a ajustar.
O que a norma diz sobre serviço eventual
A Resolução 1.590/2020, em vigor desde 1º de julho de 2020, trabalha com três categorias de serviço: eventual, habitual e permanente. Elas aparecem em dois pontos do conteúdo mínimo do contrato (art. 2º):
- alínea "b": a descrição de cada serviço, separando o que é eventual, habitual ou permanente;
- alínea "e": valor dos honorários cobrados por cada serviço prestado, também nas três categorias.
O art. 4º leva a mesma exigência para a proposta, que deve trazer o detalhamento dos serviços, a periodicidade, o valor de cada um, as condições de pagamento, a forma de reajuste e a parte que cabe ao contratante executar. O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01, de 2019) repete a regra no item 8: todos os serviços cobrados individualmente devem constar de modo explícito, com valor, periodicidade e reajuste.
O ponto que mais interessa a quem vive o "já que você está aí, faz isso também" é o parágrafo único do art. 4º. Ele diz que, se a oferta não for feita por proposta com esse detalhamento, o profissional fica obrigado a realizar todo e qualquer serviço compatível com a sua habilitação, em condições de preço e prazo a serem ajustadas entre as partes. O Código Civil tem regra geral parecida para a prestação de serviço: quem não foi contratado para trabalho certo e determinado entende-se obrigado a todo serviço compatível com as suas forças e condições (art. 601), e, sem preço combinado, a retribuição é fixada por arbitramento (art. 596).
Em termos práticos: sem escopo escrito, o escritório não se livra do pedido extra. Ele fica obrigado a atender e ainda tem de negociar o preço depois, na pior posição possível.
O que costuma ficar fora da mensalidade
Não existe lista oficial. O que é extra depende do que o contrato de cada escritório define como habitual. Na prática, os eventos abaixo têm uma característica em comum: não acontecem todo mês, e o volume não é previsível na assinatura do contrato.
- Atos societários: constituição, alteração contratual, consolidação, ata de aprovação de contas, baixa.
- Documentos sob demanda: declaração de rendimentos do sócio, certidões, cadastros em bancos e fornecedores, segunda via de guias.
- Regularizações: parcelamento de débitos, retificações de períodos anteriores, escrituração atrasada de período anterior ao contrato.
- Atendimento a terceiros: fiscalização, auditoria externa, pesquisas e questionários oficiais.
- Eventos de pessoal fora da rotina: o contrato pode tratar folha mensal como habitual e definir limite de admissões e rescisões incluídas.
- Retrabalho por causa do cliente: reprocessamento por documento entregue fora do prazo combinado ou com erro.
- Consultoria e pareceres: estudos, simulações e relatórios que não fazem parte da escrituração.
Uma tabela referencial de entidade de classe mostra essa separação na prática. A Tabela RCC 2025 da Fecontesc (Federação dos Contabilistas do Estado de Santa Catarina), referencial sugestivo e sem caráter obrigatório, tem seções próprias para constituição, alteração e baixa, para obrigações acessórias e para outros serviços. Alguns valores médios estaduais desse documento, de 2025, só para dar a ordem de grandeza do que fica de fora quando o extra é feito de graça:
| Serviço (como aparece na tabela) | Média do estado de SC, 2025 |
|---|---|
| Constituição de empresa limitada | R$ 1.736,93 |
| Alteração contratual de empresa limitada | R$ 1.517,31 |
| Processo de baixa de empresa limitada | R$ 2.947,41 |
| Decore, por declaração | R$ 177,55 |
| Valor hora de atendimento a fiscalização | R$ 161,39 |
| Reemissão de guias e documentos | R$ 41,57 |
Fonte: Fecontesc, Tabela RCC 2025 – Referencial Sugestivo, páginas 28 e 29. São médias de terceiros para um estado e um ano; não são recomendação de preço.
Três grupos que resolvem a maior parte das discussões
O anexo de serviços do contrato fica mais claro quando divide tudo em três grupos:
| Grupo | O que entra | Como é cobrado |
|---|---|---|
| Habitual ou permanente | Rotinas mensais e anuais descritas no escopo, dentro dos limites de volume combinados | Honorário mensal, aberto por serviço |
| Eventual | Serviços que o escritório presta quando solicitado | Valor fixo por evento ou hora técnica, conforme tabela anexa |
| Não prestado | O que o escritório não faz, ou que cabe ao próprio cliente executar | Não se aplica; a alínea "c" do art. 2º manda especificar o que o contratante executa |
O terceiro grupo é o mais esquecido e o que mais protege. O contrato escrito serve, nas palavras da resolução, para comprovar a extensão e os limites da responsabilidade técnica (art. 1º, parágrafo único). Dizer o que não está contratado delimita essa responsabilidade tanto quanto dizer o que está.
Como escrever a previsão no contrato
- Anexe a tabela de serviços eventuais. Cada linha com descrição, unidade (por ato, por declaração, por hora) e valor. Para o que não dá para prever, defina o valor da hora técnica e a regra de orçamento prévio.
- Exija solicitação e aceite por escrito. O serviço eventual só começa depois de o cliente aprovar o orçamento, por e-mail ou pelo canal oficial do escritório. Isso evita a cobrança surpresa e a recusa de pagamento.
- Separe honorário de taxa. Taxas de órgãos públicos, cartório e certificados são despesas do cliente, repassadas ou pagas diretamente por ele, e não se confundem com o honorário do serviço.
- Dê prazo próprio. Serviço eventual entra na fila com prazo combinado no orçamento, sem deslocar as rotinas habituais.
- Amarre o reajuste. A tabela de eventuais segue a mesma regra de reajuste do contrato (art. 2º, alínea "g"), para não envelhecer enquanto a mensalidade é corrigida.
- Preveja aditamento. Serviço eventual que passa a acontecer todo mês deixou de ser eventual. A previsão de aditamento contratual (alínea "i") é o caminho para incorporá-lo ao escopo habitual, com novo valor.
- Trate o retrabalho com regra objetiva. Defina a data limite de entrega de documentos e o que acontece quando ela não é cumprida.
Exemplo resolvido de orçamento por hora (hipotético)
Um cliente pede a reconstituição de seis meses de escrituração anteriores ao contrato. O serviço não está na tabela de eventuais por valor fixo; o contrato prevê hora técnica e orçamento prévio. Com números hipotéticos:
- estimativa de execução: 4 horas por mês reconstituído × 6 meses = 24 horas;
- revisão do responsável técnico: 3 horas;
- total: 27 horas;
- hora técnica prevista no contrato (hipotética): R$ 150,00;
- orçamento: 27 × R$ 150,00 = R$ 4.050,00.
O orçamento vai por escrito, com a estimativa de horas, o prazo e a condição de pagamento, e o trabalho começa após o aceite. Se a documentação recebida exigir mais horas do que o estimado, o escritório avisa antes de ultrapassar o orçamento, e não depois.
O que continua devido mesmo depois do fim do contrato
Dois artigos da Resolução 1.590/2020 mostram trabalho que o escritório deve mesmo após o rompimento, se o contrato ou o distrato não dispuser de outra forma:
- art. 9º, parágrafo único: cabe ao profissional que sai elaborar as demonstrações contábeis do período sob sua responsabilidade técnica;
- art. 10: cabe a ele cumprir as obrigações acessórias de competência ocorrida na vigência do contrato, ainda que o prazo vença depois.
Quem não quer tratar essas entregas como favor de saída precisa dizer no contrato como elas são remuneradas. O que estava incluído no honorário já pago não se cobra de novo.
Outro limite vem do Código de Ética: é vedado reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações (NBC PG 01, item 5, alínea "l"). Extra não pago se cobra pelos meios próprios, nunca segurando a documentação do cliente.
Erros que transformam extra em prejuízo
- Contrato com "serviços contábeis em geral" no lugar da lista de serviços.
- Tabela de eventuais sem valor, só com a frase "a combinar".
- Executar primeiro e orçar depois.
- Cobrar extra sem previsão contratual e sem aceite, o que desgasta a relação e fragiliza a cobrança.
- Manter por anos como "eventual" o que virou rotina, sem aditar o contrato.
- Usar o extra para compensar mensalidade defasada. Mensalidade se corrige pela cláusula de reajuste e pela revisão de escopo.
Fonte: Conselho Federal de Contabilidade
Perguntas frequentes
O escritório pode cobrar por serviço que não está no contrato?
O caminho seguro é prever no contrato os serviços eventuais, com valor por evento ou hora técnica, e obter o aceite do cliente antes de executar. A Resolução CFC 1.590/2020 exige o detalhamento dos serviços eventuais, habituais e permanentes e o valor dos honorários de cada um.
O que acontece se a proposta não detalhar os serviços?
Pelo parágrafo único do art. 4º da Resolução CFC 1.590/2020, o profissional fica obrigado a realizar todo e qualquer serviço compatível com a sua habilitação, com preço e prazo a serem ajustados entre as partes. Ou seja, perde a referência para delimitar o que é extra.
Abertura e alteração de empresa entram na mensalidade?
Depende do que o contrato define. Não há lista oficial. Tabelas referenciais de entidades de classe, como a da Fecontesc de 2025, tratam constituição, alteração e baixa em seção separada dos honorários mensais, como serviços cobrados por evento.
Posso reter documentos até o cliente pagar o serviço extra?
Não. A NBC PG 01, de 2019, veda reter abusivamente livros, papéis, documentos e arquivos eletrônicos com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações. A cobrança deve seguir os meios próprios.
Quando um serviço eventual deve virar parte da mensalidade?
Quando passa a ocorrer com regularidade. Nesse caso, o contrato deve ser aditado para incluir o serviço no escopo habitual, com novo valor. A previsão de aditamento contratual é item obrigatório do contrato pela resolução.
