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O que está incluso na mensalidade da contabilidade e o que costuma ser cobrado à parte
Em resumo
A mensalidade cobre os serviços habituais descritos no contrato; o que é eventual, como abrir filial ou refazer um período, tende a ter preço separado. A Resolução CFC nº 1.590/2020 obriga o contrato a detalhar cada serviço, o valor de cada um e as tarefas que ficam com o cliente. Veja como ler o seu.
Em resumo: a mensalidade paga os serviços habituais que o contrato lista, normalmente a escrituração contábil, a rotina fiscal e, quando contratada, a folha de pagamento dentro de certos limites. Serviços eventuais, como alterações na empresa, regularização de períodos atrasados e declarações dos sócios, costumam ter preço próprio. Desde 1º/7/2020, a norma do CFC obriga o contrato a detalhar cada serviço, o valor de cada um e o que fica a cargo do cliente. Se o seu não diz, é hora de pedir um aditivo.
A regra: está incluso o que o contrato descreve
Não há uma lista legal do que toda mensalidade precisa cobrir. O que existe é a obrigação de escrever. A Resolução CFC nº 1.590, de 19 de março de 2020, em vigor desde 1º de julho de 2020, manda o profissional ou a organização contábil firmar contrato por escrito e explica o motivo no art. 1º: o documento serve para comprovar a extensão e os limites da responsabilidade técnica.
O art. 2º lista o conteúdo mínimo. Para quem contrata, os itens que respondem à pergunta do título são estes:
- detalhamento dos serviços prestados de forma eventual, habitual ou permanente;
- cláusula que especifique quais serviços serão executados pelo próprio contratante;
- valor dos honorários cobrados por cada serviço;
- prazo de pagamento e condições de reajuste;
- responsabilidades das partes e previsão de aditamento, se necessário;
- cláusula de rescisão com prazo de aviso prévio.
O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01), em vigor desde 1º/6/2019, reforça o ponto nos itens 8 e 10: a proposta deve mostrar todos os serviços cobrados individualmente, com valor, periodicidade e reajuste, e deve deixar explícito o que cabe ao tomador executar.
O que costuma entrar na mensalidade
A prática de mercado varia, mas os contratos de mensalidade geralmente giram em torno de quatro blocos de serviço habitual. O primeiro deles tem base em lei: o art. 25 do Decreto-Lei nº 9.295/1946 classifica como trabalho técnico de contabilidade a organização e execução dos serviços contábeis em geral e a escrituração dos livros, com o levantamento dos balanços e demonstrações.
| Bloco | O que normalmente cobre | O que conferir no contrato |
|---|---|---|
| Contábil | Escrituração, conciliação das contas, balancetes, balanço e demonstrações do ano | Se o fechamento é mensal ou só anual; se há entrega de relatórios |
| Fiscal | Apuração dos impostos do mês, emissão das guias e entrega das declarações periódicas | Limite de notas, de estabelecimentos e de estados atendidos |
| Pessoal | Folha, pró-labore, férias, décimo terceiro e as guias correspondentes | Número de empregados coberto e valor por empregado adicional |
| Atendimento | Dúvidas do dia a dia pelos canais combinados | Canal, prazo de resposta e se há reunião periódica |
A terceira coluna é a que importa. Dois contratos com os mesmos quatro blocos podem ter limites muito diferentes, e é nos limites que a conta muda.
O que costuma ser cobrado à parte
Serviço eventual é o que não se repete todo mês e depende de um fato ou de uma decisão da empresa. A resolução manda dar valor a cada um deles no contrato, justamente para que a cobrança não seja surpresa. Os mais frequentes:
- Atos societários: abertura, alteração de contrato social, entrada e saída de sócio, mudança de endereço, encerramento.
- Regularizações: refazer a escrituração de períodos anteriores, retificar declarações, levantar e parcelar débitos.
- Movimento de pessoal fora da rotina: admissões e rescisões além do volume previsto, cálculos trabalhistas específicos.
- Declarações das pessoas físicas: imposto de renda dos sócios e de familiares.
- Documentos sob demanda: declaração de faturamento para banco, relatórios para financiamento, cadastros em fornecedores e licitações.
- Estudos e projeções: comparação de regimes de apuração, planejamento para o ano seguinte, análise de viabilidade.
- Acompanhamento de fiscalização e respostas a intimações.
- Controles financeiros da empresa: contas a pagar, cobrança e fluxo de caixa são gestão financeira, não contabilidade, e normalmente formam outro contrato.
- Custos de terceiros: certificado digital, taxas de junta comercial e cartório, que são repassados.
Nada disso é abuso por si só. O problema aparece quando o serviço extra não tem preço combinado antes, ou quando algo que você entendia como rotina é tratado como avulso. As duas situações se resolvem com texto de contrato.
A parte que é sua: o que o cliente precisa entregar
A norma dá o mesmo peso ao outro lado da mesa. O contrato deve dizer o que o contratante executa, e há uma obrigação anual expressa: pelo art. 3º da Resolução CFC nº 1.590/2020, a empresa fornece ao contador, todo ano, a Carta de Responsabilidade da Administração, usada no encerramento do exercício.
No dia a dia, a parte do cliente costuma incluir enviar extratos e comprovantes no prazo combinado, informar admissões e desligamentos antes de acontecerem, comunicar empréstimos, compras de bens e mudanças na sociedade, e manter os controles internos que alimentam a contabilidade. Quando isso falha, o contador trabalha com informação incompleta e o custo do retrabalho volta em forma de extra ou de reajuste. O artigo sobre as rotinas de gestão financeira da pequena empresa mostra um jeito enxuto de manter esses controles.
Exemplo hipotético de leitura de proposta
Suponha uma empresa de serviços com seis empregados que recebe duas propostas. Os dados são hipotéticos e não trazem preços, porque o exercício é de escopo.
| Item | Proposta 1 | Proposta 2 |
|---|---|---|
| Folha de pagamento | Incluída até 3 empregados; adicional por pessoa | Incluída até 10 empregados |
| Fechamento contábil | Anual | Mensal, com balancete |
| Imposto de renda dos sócios | À parte | Incluído para 2 sócios |
| Alteração contratual | À parte, com valor na proposta | À parte, sem valor informado |
| Reunião de resultados | Não prevista | Trimestral |
A conta de escopo: com seis empregados, a proposta 1 gera três adicionais de folha todo mês (6 menos 3) e duas declarações de sócios por ano, além de não entregar balancete mensal. A proposta 2 cobre os seis empregados e as duas declarações, mas deixa em aberto o valor da alteração contratual, o que contraria a exigência de valor por serviço. Antes de comparar as mensalidades, some à proposta 1 os extras certos do ano e peça à proposta 2 o preço que falta.
Quando o contrato termina
O escopo também vale para a saída. A resolução torna obrigatório o distrato quando o vínculo se rompe (art. 6º) e manda que a forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos eletrônicos constem dele (art. 9º). O mesmo artigo deixa a cargo do profissional que sai as demonstrações contábeis do período em que foi responsável, salvo ajuste diferente. E o Código de Ética, no item 5, proíbe reter abusivamente livros, papéis ou arquivos confiados à guarda do contador, inclusive como forma de pressionar pelo pagamento.
Checklist para revisar o seu contrato
- Os serviços habituais estão listados um a um, e não como "assessoria contábil completa"?
- Cada serviço eventual tem valor ou critério de cobrança?
- Estão escritos os limites de empregados, notas e estabelecimentos?
- Há uma cláusula com as tarefas e os prazos do cliente?
- O reajuste tem índice e data?
- O aviso prévio e a devolução dos documentos estão previstos?
Se alguma resposta for não, peça um aditivo. Este texto é informativo, reflete as normas nas datas citadas e não substitui a leitura do seu contrato com o profissional responsável.
Fonte: Conselho Federal de Contabilidade (Resolução CFC nº 1.590/2020)
Perguntas frequentes
A folha de pagamento está sempre incluída na mensalidade?
Não necessariamente. Muitos contratos incluem a folha até um número de empregados e cobram por pessoa acima disso; outros tratam o departamento pessoal como serviço separado. O que vale é o que o contrato descreve como serviço habitual e o valor atribuído a ele.
O contador pode cobrar por um serviço que não estava no contrato?
Pode cobrar por serviço novo, desde que combinado. A Resolução CFC nº 1.590/2020 exige que o contrato traga o valor de cada serviço, eventual ou habitual, e preveja aditamento quando necessário. O caminho correto é orçar antes de executar, por escrito.
O que é a Carta de Responsabilidade da Administração?
É um documento que a empresa entrega ao contador todo ano, para o encerramento do exercício. A Resolução CFC nº 1.590/2020 prevê a carta no art. 3º, que determina esse fornecimento anual, e o contrato deve conter cláusula sobre a obrigação.
Se eu trocar de contabilidade, quem entrega as obrigações do período anterior?
Pelo art. 10 da Resolução CFC nº 1.590/2020, o profissional que sai cumpre as obrigações acessórias cujo período de competência ocorreu durante o contrato, mesmo que o prazo vença depois, salvo se o contrato disser o contrário. A forma e o prazo de devolução dos documentos devem constar do distrato.
Como saber se um serviço é habitual ou eventual?
Habitual é o que se repete em todo período, como a escrituração e as apurações mensais. Eventual é o que acontece por decisão ou fato específico, como alterar o contrato social ou atender uma fiscalização. O contrato deve separar os dois grupos e dar valor a cada item.
