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Custo por cliente e hora técnica: como medir no escritório contábil
Em resumo
A hora técnica do escritório contábil é o custo total dividido pelas horas que a equipe de fato dedica a clientes, e não pelas horas do contrato de trabalho. Multiplicada pelas horas apontadas em cada cliente ao longo de doze meses, ela mostra quem cobre o próprio custo. Veja a conta passo a passo, com exemplos hipotéticos.
Em resumo
O custo por cliente de um escritório contábil é o número de horas que a equipe gasta com ele multiplicado pelo custo da hora técnica, mais os gastos que só existem por causa daquele cliente. A hora técnica, por sua vez, é o custo total do escritório dividido pelas horas que a equipe realmente dedica a clientes, e não pelas horas do contrato de trabalho. Sem apontamento de horas por cliente durante o ano inteiro, o escritório sabe quanto fatura com cada empresa, mas não sabe quais delas pagam a conta das outras.
Por que medir: custo e tempo estão na norma
O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01, de 2019) manda considerar, ao definir o valor dos serviços, os custos e a dificuldade do trabalho (item 7, alínea "a") e o tempo que ele vai consumir (alínea "b"). São dois números que o escritório só tem se medir. Faturamento do cliente, quantidade de notas e número de funcionários ajudam a estimar, mas quem diz quanto um cliente custa é o relógio da equipe.
Este texto fica só na medição. A formação do preço a partir do custo é outro passo; a lógica geral está em precificação de serviços.
Primeiro número: quantas horas o escritório tem para vender
O erro mais comum é dividir o custo pelas horas contratadas. A CLT fixa a duração normal do trabalho em até 8 horas diárias (art. 58), e a Constituição limita a jornada a 44 horas semanais (art. 7º, XIII). Isso é o teto do tempo comprado da equipe, não o tempo que chega ao cliente. Entre um e outro há três descontos:
- Férias. Após cada período de 12 meses de contrato, o empregado tem direito a férias (CLT, arts. 129 e 130), de 30 dias corridos para quem não teve mais de 5 faltas. Na prática, cada pessoa produz 11 meses por ano.
- Tempo interno. Reuniões, treinamento, atualização de sistemas, organização de arquivos, conversas com o cliente que não viram entrega. A própria NBC PG 01 impõe ao contador o cumprimento dos Programas de Educação Profissional Continuada (item 4, alínea "o"): estudo é obrigação e consome agenda.
- Retrabalho e espera. Documento que chega errado, lançamento refeito, fila parada à espera do cliente.
O percentual de aproveitamento varia de escritório para escritório e só aparece com apontamento. Não existe número oficial. O exemplo abaixo usa uma hipótese declarada.
Exemplo resolvido: a hora técnica (números hipotéticos)
Considere um escritório com 5 pessoas na produção, cada uma com jornada de 8 horas em 21 dias úteis por mês.
| Etapa | Conta | Resultado |
|---|---|---|
| Horas contratadas por pessoa, por mês | 8 h × 21 dias | 168 h |
| Horas contratadas por pessoa, por ano, descontadas as férias | 168 h × 11 meses | 1.848 h |
| Horas dedicadas a clientes (hipótese: 70% de aproveitamento) | 1.848 h × 0,70 | 1.293,6 h por ano |
| Média mensal por pessoa | 1.293,6 h ÷ 12 | 107,8 h |
| Capacidade mensal da equipe | 107,8 h × 5 pessoas | 539 h |
| Custo total mensal do escritório (hipótese) | R$ 43.120,00 | |
| Custo da hora técnica | R$ 43.120 ÷ 539 h | R$ 80,00 |
Se a divisão fosse feita pelas 840 horas contratadas (168 h × 5), a hora pareceria custar R$ 51,33. A diferença entre R$ 51,33 e R$ 80,00 é o tamanho do engano de quem calcula pela jornada de contrato: mais de um terço do custo real ficaria fora de qualquer honorário.
O que entra no custo total do escritório
Tudo o que o escritório paga para existir e entregar, trazido para base mensal:
- Pessoas. Salários, encargos e benefícios. O décimo terceiro e o terço de férias, garantidos no art. 7º da Constituição (incisos VIII e XVII), são pagos em meses específicos, mas pertencem ao ano inteiro: entram na conta como um doze avos por mês.
- Remuneração dos sócios que produzem ou revisam. Sócio que trabalha de graça na planilha esconde custo. Se ele saísse, alguém teria de ser contratado.
- Tecnologia. Sistemas contábil, fiscal e de folha, certificados digitais, armazenamento, segurança da informação.
- Estrutura. Aluguel, energia, internet, equipamentos, anuidades e taxas profissionais.
- Capacitação. Cursos e horas de estudo exigidos pela profissão.
- Risco. Seguro, quando houver, e provisão para falhas e refações.
Gastos que existem só por causa de um cliente (uma licença por empresa atendida, um deslocamento, um certificado) ficam fora desse bolo: são somados diretamente ao custo daquele cliente.
Segundo número: quantas horas cada cliente consome
Com a hora técnica em mãos, falta saber onde as horas vão. O apontamento não precisa ser sofisticado; precisa ser constante. Quatro cuidados fazem a medição servir para decisão:
- Aponte por cliente e por tipo de tarefa. Escrituração, área fiscal, folha, atendimento, revisão. Assim dá para ver qual serviço pesa.
- Inclua a revisão do responsável técnico. A NBC PG 01 veda assinar peças elaboradas por terceiros sem orientação, supervisão ou revisão (item 5, alínea "c"). Esse tempo é parte do custo de cada cliente, não um custo genérico da direção.
- Inclua o atendimento. Mensagens, ligações e reuniões costumam ser o que diferencia um cliente barato de um caro com o mesmo volume de documentos.
- Meça os doze meses. O trabalho contábil é sazonal: o encerramento do exercício e as declarações anuais concentram horas em poucos meses. Uma amostra de um mês calmo subestima o cliente; a de um mês de pico superestima.
Exemplo resolvido: três clientes na mesma régua (hipotético)
Com a hora técnica de R$ 80,00 do exemplo anterior e a média mensal de horas apontadas em doze meses:
| Cliente | Horas por mês | Custo técnico | Honorário atual | Sobra antes da margem |
|---|---|---|---|---|
| A | 3 h | R$ 240,00 | R$ 450,00 | R$ 210,00 |
| B | 9 h | R$ 720,00 | R$ 600,00 | − R$ 120,00 |
| C | 5 h | R$ 400,00 | R$ 520,00 | R$ 120,00 |
O cliente B é o que mais paga e o único que consome mais do que entrega. Olhando só o faturamento, ele pareceria o melhor da lista. A tabela não diz o que fazer com ele, apenas mostra o fato. A causa pode estar no escopo (serviço prestado fora do combinado), na qualidade dos documentos que ele envia ou no volume de atendimento.
O que fazer com o número
- Comparar com o contrato. A Resolução CFC nº 1.590/2020 exige que o contrato detalhe os serviços e o valor dos honorários de cada um (art. 2º, alíneas "b" e "e"). Horas gastas em serviço que não está na lista indicam escopo vazando.
- Refazer a hora técnica uma vez por ano. Reajuste salarial, sistema novo ou mudança de equipe alteram o custo e a capacidade.
- Usar na proposta seguinte. O histórico de clientes parecidos é a melhor estimativa de horas para um cliente novo.
Hora técnica e custo por cliente não são preço. São o piso de informação abaixo do qual o escritório passa a decidir no escuro.
Fonte: Conselho Federal de Contabilidade
Perguntas frequentes
Como calcular a hora técnica de um escritório de contabilidade?
Some todos os custos mensais do escritório, incluindo pessoas, sócios que produzem, tecnologia e estrutura, e divida pelas horas que a equipe consegue dedicar a clientes. Essas horas são menores que a jornada contratada, porque é preciso descontar férias, tempo interno e retrabalho.
Posso dividir o custo pelas horas da jornada de trabalho?
Não é recomendável. A jornada é o teto do tempo comprado da equipe. No exemplo hipotético do texto, dividir por 840 horas contratadas daria R$ 51,33 por hora; dividir pelas 539 horas realmente dedicadas a clientes dá R$ 80,00.
Preciso de um sistema para apontar horas por cliente?
Não necessariamente. Uma planilha preenchida todos os dias, por cliente e por tipo de tarefa, já resolve. O que importa é a constância e cobrir os doze meses, porque o trabalho contábil tem picos no encerramento do exercício e nas declarações anuais.
O tempo de revisão do contador responsável entra no custo do cliente?
Sim. A NBC PG 01, de 2019, veda assinar peças contábeis elaboradas por terceiros sem orientação, supervisão ou revisão. Esse tempo é parte do trabalho de cada cliente e deve ser apontado como tal.
