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Onboarding de cliente no escritório contábil: o que fazer nos primeiros 30 dias
Em resumo
A implantação de um cliente contábil começa pelo contrato escrito exigido pela Resolução CFC nº 1.590/2020 e segue com documentos, acessos, diagnóstico de entrada e calendário de rotina. Veja o que fazer semana a semana, como tratar o cliente que vem de outro escritório, o que a LGPD e o Código de Ética pedem e os erros que comprometem os primeiros 30 dias.
Em resumo
O onboarding de um cliente contábil começa antes do primeiro lançamento: a Resolução CFC nº 1.590/2020 exige proposta aceita e contrato escrito, e é o contrato que delimita a responsabilidade técnica do escritório. Nos 30 dias seguintes, o trabalho é receber documentos e acessos com controle, registrar por escrito a situação encontrada e combinar a rotina. O prazo de 30 dias é prática de gestão, não exigência de norma. Sigilo profissional e a Lei Geral de Proteção de Dados valem desde o primeiro arquivo recebido.
Antes do dia 1: proposta, aceite e contrato
A resolução, em vigor desde 1º de julho de 2020, fixa a ordem: oferta por proposta detalhada (art. 4º), aceitação formal e, só então, contrato escrito (art. 5º). O parágrafo único do art. 1º explica a função do documento: comprovar a extensão e os limites da responsabilidade técnica. O Código de Ética repete a exigência de contrato escrito no item 9. Segundo o sistema de resoluções do CFC (consulta em 8/10/2026), a resolução segue em vigor, e a única alteração foi a revogação do art. 11.
Do conteúdo mínimo listado no art. 2º, quatro alíneas definem como o onboarding vai correr:
- alínea “b”: detalhamento dos serviços, eventuais, habituais ou permanentes. É a lista que a equipe vai executar;
- alínea “c”: cláusula que especifique os serviços a cargo do contratante. É dela que sai o que o cliente precisa enviar, e quando;
- alínea “h”: responsabilidades das partes;
- alínea “j”: obrigatoriedade de o cliente fornecer a Carta de Responsabilidade da Administração.
O contrato traz ainda a cláusula de ciência do contratante sobre a Lei nº 9.613/1998 (alínea “k”). Na assinatura, o contador informa nome, categoria profissional e número de registro, como pede o item 4, alínea “r”, do Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01).
Começar a executar antes do contrato inverte a lógica da norma: o escritório passa a responder por um serviço cujo limite ainda não está escrito.
Quando o cliente vem de outro escritório
A resolução regula o fim do contrato anterior, e o escritório que entra precisa conhecer essas regras para saber onde começa a sua parte.
| Regra | O que cabe ao escritório que sai | O que o escritório que entra faz com isso |
|---|---|---|
| Art. 6º | Celebrar distrato com o cliente, com a cessação das responsabilidades; na impossibilidade, notificar o cliente | Pede ao cliente cópia do distrato ou da notificação, para fixar a data de corte |
| Arts. 7º e 9º | Fazer constar no distrato a responsabilidade do cliente de receber os seus documentos, e a forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos | Confere o que o cliente recebeu antes de pedir de novo |
| Art. 8º | Comunicar ao novo responsável técnico os fatos de que ele deva tomar conhecimento | Registra a comunicação recebida, ou a falta dela |
| Art. 9º, parágrafo único | Elaborar as demonstrações contábeis do período sob sua responsabilidade, salvo disposição contrária no distrato | Não assume períodos anteriores sem previsão em contrato |
| Art. 10 | Cumprir as obrigações acessórias dos períodos de competência ocorridos na vigência do contrato, salvo disposição contratual contrária | Define no próprio contrato a primeira competência sob sua responsabilidade |
A resolução vigente fala em distrato e em comunicação ao novo responsável técnico; ela não usa a expressão “termo de transferência de responsabilidade técnica”. Se o escritório adota um documento com esse nome para registrar a passagem, trata-se de prática interna, útil como prova, e não de formulário previsto na norma.
O Código de Ética completa o quadro: quem é substituído deve informar ao substituto os fatos que precisam chegar ao conhecimento dele (item 4, alínea “l”), e os dois devem evitar desentendimentos (item 18, alínea “d”). O contador que entra não emite opinião sobre o trabalho do colega sem ter sido contratado para isso (item 4, alínea “h”). Se o cliente quiser uma revisão do período anterior, ela entra na proposta como serviço próprio.
Semana 1: documentos, acessos e dados pessoais
A lista de documentos é prática de gestão e varia com a atividade do cliente. O que não varia é o método: uma lista única, com responsável e data para cada item, e registro do que chegou.
Tudo o que chega está coberto pelo dever de sigilo do item 4, alínea “c”, do Código de Ética. Parte do material traz dados de sócios, empregados e clientes do contratante, e aí entra a Lei nº 13.709/2018. Receber, armazenar e transmitir esses dados é tratamento (art. 5º, X). Três regras orientam a implantação:
- finalidade e necessidade (art. 6º, I e III): pedir só o que o serviço contratado exige;
- segurança (art. 46): adotar medidas técnicas e administrativas contra acesso não autorizado e contra perda;
- dever que continua (art. 47): a obrigação de garantir a segurança da informação se mantém mesmo depois do fim do tratamento.
Se o escritório atua como controlador ou como operador desses dados (art. 5º, VI e VII) depende de quem decide sobre o tratamento em cada serviço. É ponto para tratar no contrato, com apoio jurídico.
Sobre acessos a sistemas de governo em nome do cliente: as regras são de cada órgão. A procuração eletrônica e os perfis de acesso devem ser confirmados no serviço oficial correspondente antes de o escritório prometer prazo ao cliente. Como prática de gestão, vale registrar quem, na equipe, recebeu cada acesso e em que data.
Semanas 2 e 3: o diagnóstico de entrada
Com os documentos em mãos, o escritório registra como encontrou a empresa. O Código de Ética dá a base em duas alíneas do item 4: o contador deve se munir de documentos e informações para conhecer as circunstâncias antes de emitir opinião (alínea “j”) e comunicar ao cliente, desde logo e em documento reservado, circunstância adversa que possa gerar riscos ou influir em decisões (alínea “i”).
Na prática de gestão, o diagnóstico de entrada é um relatório curto com três partes:
- O que foi recebido e o que falta, item a item.
- Pendências encontradas, descritas como fatos e datas, sem juízo sobre quem as causou.
- O que está fora do escopo contratado e precisa de proposta à parte.
O cliente recebe o documento e dá ciência. Esse registro separa o que o escritório encontrou do que ele produziu.
Semana 4: rotina, calendário e a Carta de Responsabilidade
A última etapa transforma o contrato em agenda. A cláusula dos serviços a cargo do contratante (art. 2º, alínea “c”) vira um calendário: o que o cliente envia, por qual canal e até que dia. O item 10 do Código de Ética exige que a parte executada pelo tomador esteja explícita na proposta e no contrato; o calendário apenas detalha o que já foi assinado.
É também o momento de explicar a Carta de Responsabilidade da Administração. Pelo art. 3º da resolução, o cliente deve fornecê-la todo ano, para o encerramento do exercício. Se houver recusa, o profissional avalia a justificativa e os riscos de continuar e adota as salvaguardas necessárias (parágrafo único). Um ponto de atenção: o art. 3º remete à ITG 1000, e a norma com essa sigla aprovada em 2012 consta como revogada no sistema de resoluções do CFC (consulta em 8/10/2026). O modelo de carta a usar deve ser conferido nas normas contábeis vigentes.
Os 30 dias em um quadro
| Período | O que o escritório conclui | Base |
|---|---|---|
| Antes do dia 1 | Proposta aceita e contrato assinado | Resolução 1.590/2020, arts. 1º, 2º, 4º e 5º |
| Dias 1 a 7 | Reunião de início, lista de documentos, registro de acessos, data de corte com o escritório anterior | Prática de gestão; arts. 6º a 10 para a data de corte |
| Dias 8 a 15 | Conferência do que chegou e cobrança do que falta | Prática de gestão; LGPD, arts. 6º e 46 |
| Dias 16 a 23 | Diagnóstico de entrada, com ciência do cliente | NBC PG 01, item 4, alíneas “i” e “j” |
| Dias 24 a 30 | Calendário de rotina e explicação da Carta de Responsabilidade | Resolução 1.590/2020, arts. 2º, “c”, e 3º |
Exemplo hipotético: medindo o recebimento
Os números são inventados para ilustrar o acompanhamento. Um escritório pede 24 itens na reunião de início.
- No dia 7, chegaram 15: 15 ÷ 24 = 62,5%.
- No dia 15, chegaram 21: 21 ÷ 24 = 87,5%.
- No dia 23, continuam faltando 3 itens, ou 12,5%.
Nesse exemplo, o diagnóstico de entrada sai no prazo e lista os três itens como pendência do cliente, com a consequência de cada um para o serviço. O escritório do exemplo não espera a pasta completa para começar a registrar: a pendência é anotada e comunicada ao cliente.
Erros que comprometem a implantação
- Executar antes de assinar. O contrato escrito é obrigatório e é ele que delimita a responsabilidade técnica.
- Não fixar a primeira competência. Sem data de corte, a divisão com o escritório anterior fica sem documento.
- Pedir documento em excesso. Dado pessoal sem uso no serviço contraria o princípio da necessidade.
- Guardar pendência só na memória da equipe. O dever de comunicar circunstância adversa pede documento.
- Comentar o trabalho do contador anterior. O código pede abstenção e respeito ao colega.
- Deixar a Carta de Responsabilidade para dezembro. Ela está prevista no contrato e deve ser explicada já na implantação.
Fonte: Resolução CFC nº 1.590/2020 (Conselho Federal de Contabilidade)
Perguntas frequentes
Posso começar a atender o cliente antes de assinar o contrato?
A norma prevê outra ordem. O art. 4º da Resolução CFC nº 1.590/2020 exige proposta detalhada, e o art. 5º determina o contrato escrito depois da aceitação formal. O parágrafo único do art. 1º diz que o contrato comprova a extensão e os limites da responsabilidade técnica.
Existe prazo legal de 30 dias para o onboarding contábil?
Não. O prazo de 30 dias é prática de gestão para organizar a implantação. O que a norma fixa é o conteúdo do contrato e, quando o cliente vem de outro escritório, as obrigações de quem sai, nos arts. 6º a 10 da Resolução CFC nº 1.590/2020.
O termo de transferência de responsabilidade técnica é obrigatório?
A Resolução CFC nº 1.590/2020, vigente, não usa essa expressão. Ela exige distrato entre o cliente e o escritório que sai (art. 6º) e a comunicação, pelo profissional rescindente, dos fatos de que o novo responsável técnico deva tomar conhecimento (art. 8º). Um termo com esse nome é prática interna do escritório.
Quem responde pelas obrigações do período anterior à minha contratação?
Pelo art. 10 da Resolução CFC nº 1.590/2020, o profissional rescindente cumpre as obrigações acessórias dos períodos de competência ocorridos na vigência do contrato dele, mesmo que vençam depois, salvo disposição contratual contrária. Por isso o novo contrato deve dizer qual é a primeira competência do escritório que entra.
O escritório contábil precisa seguir a LGPD ao receber documentos do cliente?
Sim. Receber e armazenar dados de sócios e empregados é tratamento de dados pessoais (art. 5º, X, da Lei nº 13.709/2018). Aplicam-se, entre outros, os princípios da finalidade e da necessidade (art. 6º, I e III) e o dever de segurança (art. 46).
