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Quando o cliente troca de contador: as obrigações do escritório que sai
Em resumo
A Resolução CFC nº 1.590/2020 define o que cabe ao escritório que perde o cliente: distrato ou notificação, devolução de livros e arquivos na forma e no prazo combinados, comunicação ao novo responsável técnico, demonstrações do período e obrigações acessórias das competências já decorridas. O Código de Ética veda reter documentos, mesmo com honorários em aberto. Veja a tabela dos arts. 6º a 10 e um roteiro de saída.
Em resumo: quando o cliente troca de contador, o escritório que sai tem obrigações definidas na Resolução CFC nº 1.590/2020: formalizar o fim da relação em distrato (ou notificar o cliente, se o distrato não for possível), prever como e em que prazo devolve livros, documentos e arquivos, informar o novo responsável técnico sobre o que ele precisa saber, elaborar as demonstrações do período em que respondeu e cumprir as obrigações acessórias das competências já decorridas, salvo ajuste escrito em contrário. O Código de Ética acrescenta o que não pode ser feito: reter documentos, nem mesmo para cobrar honorários.
O fim do contrato tem rito próprio
A Resolução CFC nº 1.590/2020, em vigor desde 1º de julho de 2020, dedica um capítulo inteiro ao distrato (arts. 6º a 10). No sistema de resoluções do CFC, consultado em 8/10/2026, ela consta como vigente; a única alteração foi a revogação do art. 11, que tratava das penalidades, pela Resolução nº 1.703/2023. Os artigos do distrato continuam como foram publicados.
A regra de partida é o art. 6º: ao romper o vínculo, as partes são obrigadas a celebrar distrato, e nele fica estabelecido quando cessam as responsabilidades de cada uma. O Código Civil completa: o distrato se faz pela mesma forma exigida para o contrato (art. 472). Como o contrato de serviços contábeis é obrigatoriamente escrito, o distrato também é.
Pode acontecer de o cliente não assinar. Para esse caso, o parágrafo único do art. 6º dá a saída: não sendo possível celebrar o distrato, o profissional deve notificar o cliente do fim da relação, confirmando a cessação das responsabilidades. A notificação não é favor nem formalidade: é o documento que marca até onde vai a responsabilidade técnica de quem sai.
O prazo de aviso vem do contrato. A resolução exige cláusula rescisória com prévio aviso (art. 2º, alínea “l”), e a NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, trata do caso inverso, em que é o contador quem renuncia por falta de confiança: ele deve notificar o cliente por escrito e respeitar os prazos do contrato (item 4, alínea “k”).
Os arts. 6º a 10 em uma tabela
São seis pontos, contando o parágrafo único do art. 9º. A terceira coluna é sugestão de prática; as duas primeiras resumem a norma.
| Dispositivo | O que estabelece | Como cumprir na prática |
|---|---|---|
| Art. 6º | Distrato obrigatório no rompimento; se for impossível, notificação ao cliente | Modelo de distrato pronto e notificação com prova de recebimento |
| Art. 7º | O distrato deve registrar que cabe ao contratante receber os documentos em poder do escritório; ele pode indicar representante, com autorização escrita | Protocolo de devolução assinado por quem retira, com a autorização anexada |
| Art. 8º | O profissional que sai comunica ao novo responsável técnico os fatos de que ele deva tomar conhecimento | Carta de transição, escrita e objetiva |
| Art. 9º | Forma e prazo de devolução de livros, documentos e arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive eletrônicos, ficam em cláusula do distrato | Lista do que será devolvido, formato dos arquivos e data |
| Art. 9º, parágrafo único | As demonstrações contábeis do período sob responsabilidade de quem sai ficam a cargo dele, salvo disposição expressa em contrário no distrato | Definir a data de corte e o prazo de entrega |
| Art. 10 | Obrigações tributárias acessórias de competência decorrida na vigência do contrato cabem a quem sai, ainda que vençam depois, salvo disposição contratual expressa em contrário | Lista nominal das obrigações pendentes, com responsável e prazo |
Devolver documentos: o que a norma exige e o que ela veda
Repare na redação do art. 7º: a responsabilidade de recepcionar os documentos é do contratante. O escritório não precisa correr atrás indefinidamente, mas precisa provar que colocou tudo à disposição, na forma e no prazo combinados no distrato.
O que o escritório não pode fazer é segurar. A NBC PG 01, em vigor desde 1º/6/2019, veda ao contador reter abusivamente livros, papéis ou documentos confiados à sua guarda, inclusive arquivos eletrônicos, e cita de forma expressa a retenção feita para forçar o contratante a cumprir as obrigações do contrato (item 5, alínea “l”). Honorário em atraso se cobra pelos meios de cobrança; a documentação do cliente não é garantia de dívida.
Como prática de organização, o protocolo de devolução pode separar três grupos:
- Documentos do cliente que estavam em guarda: contratos, notas, extratos, pastas de pessoal.
- Livros e demonstrações produzidos pelo escritório durante o contrato.
- Arquivos eletrônicos das declarações e escriturações transmitidas, com os respectivos recibos, em formato que o novo escritório consiga ler.
Guarde uma via do protocolo e um índice do que foi entregue. Os papéis de trabalho do próprio escritório, que documentam como ele chegou aos números, são outra coisa: o Código de Ética prevê que sejam disponibilizados à fiscalização do exercício profissional quando solicitados (item 4, alínea “q”), o que é uma razão a mais para mantê-los organizados depois da saída.
O que continua a cargo de quem sai
Um ponto que pode gerar conflito é a ideia de que a responsabilidade termina no último dia do contrato. Pela resolução, ela acompanha o período, não a data de entrega.
Veja um exemplo hipotético. O contrato termina em 31 de março, com aviso dado em fevereiro, e o distrato não traz nenhuma cláusula sobre pendências.
| Trabalho | Período a que se refere | Vence em | A cargo de |
|---|---|---|---|
| Demonstrações contábeis de janeiro a março | Janeiro a março, com o contrato em vigor | — | Quem sai (art. 9º, parágrafo único) |
| Obrigação acessória mensal de março | Março, com o contrato em vigor | Abril | Quem sai (art. 10) |
| Declaração anual referente ao ano anterior | Ano anterior inteiro, com o contrato em vigor | Meses depois do distrato | Quem sai (art. 10) |
| Obrigação acessória mensal de abril | Abril, com o contrato já encerrado | Maio | Novo responsável |
As duas regras admitem ajuste diferente, e a própria norma diz onde: o parágrafo único do art. 9º fala em disposição expressa no distrato, e o art. 10, em disposição contratual expressa. As partes podem preferir, por exemplo, que o novo escritório assuma a declaração anual, para manter a coerência com o que ele fará dali em diante. Se for esse o acordo, escreva-o, com a lista do que foi transferido. Sem texto, a obrigação continua com quem saiu, e o prazo corre.
Um cuidado de método: liste as pendências pelo nome de cada obrigação, e não por expressões como “o que faltar”. A lista protege os três envolvidos.
A comunicação ao novo responsável técnico
O art. 8º da resolução e o item 4, alínea “l”, da NBC PG 01 dizem a mesma coisa por ângulos diferentes: quem é substituído informa ao substituto os fatos que devam chegar ao conhecimento dele, para que o trabalho seguinte comece bem. O Código de Ética também pede que se evitem desentendimentos com o colega que assume e veda referências prejudiciais ou desabonadoras a ele (item 18, alíneas “a” e “d”).
A norma não lista quais fatos são esses. Como prática, uma carta de transição útil cobre:
- a data de corte da responsabilidade técnica e o último período escriturado;
- as obrigações em andamento e as que ficaram a cargo de quem sai;
- pendências de documentação que o cliente não resolveu;
- parcelamentos, processos administrativos e fiscalizações em curso de que o escritório tenha conhecimento;
- particularidades de critério contábil adotadas e ainda não refletidas em nota explicativa.
A carta é técnica. O dever de sigilo sobre o que se soube no exercício profissional (item 4, alínea “c”) não é limitado pela norma à vigência do contrato, e a comunicação se limita ao que o novo responsável precisa para exercer a função, endereçada a ele e com ciência do cliente.
Honorários em aberto e a declaração de encerramento
O distrato é o lugar para registrar o que ficou a pagar: mensalidades vencidas, serviços eventuais executados e o valor dos trabalhos que o escritório ainda vai entregar por força dos arts. 9º e 10. Se esses trabalhos pós-contrato são remunerados e como, depende do que o contrato e o distrato disserem; a resolução define quem executa, não quanto custa.
O Código Civil dá ao prestador de serviço um direito útil nessa hora: terminada a relação, ele tem direito a receber do cliente uma declaração de que o contrato acabou (art. 604). Para o escritório, é mais um documento que ajuda a provar a data de encerramento quando o distrato não foi assinado.
Havendo dívida, o caminho é a cobrança, amigável ou judicial, nunca a retenção de documentos nem a recusa em transmitir o que é devido pelo período de responsabilidade.
Acessos, procurações e dados pessoais
A resolução é de 2020 e fala em arquivos eletrônicos, mas não entra em acessos digitais. O que segue é prática de gestão, apoiada na Lei nº 13.709/2018 (LGPD).
- Procurações e acessos. Combine no distrato a data em que as procurações eletrônicas e os usuários do escritório em portais e sistemas do cliente serão cancelados. Enquanto houver obrigação pendente a cargo de quem sai, o acesso necessário para cumpri-la precisa continuar, e isso deve estar escrito.
- Dados pessoais. A LGPD determina a eliminação dos dados pessoais após o término do tratamento e autoriza a conservação, entre outras hipóteses, para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 16, inciso I). Defina o que o escritório guarda, com qual fundamento e por quanto tempo, e elimine o restante.
- Segurança. O dever de adotar medidas de segurança contra acesso não autorizado (art. 46) vale também para o arquivo morto e para os backups.
Roteiro de saída
- Recebido o aviso, confirme por escrito a data de encerramento conforme o prazo do contrato.
- Levante as pendências: documentos em guarda, períodos a escriturar, obrigações a cumprir, honorários em aberto.
- Redija o distrato com a data de cessação das responsabilidades, a cláusula de devolução (forma e prazo) e a lista nominal do que fica com cada lado.
- Se o cliente não assinar, envie a notificação do parágrafo único do art. 6º e guarde a prova de recebimento.
- Entregue os documentos mediante protocolo, a quem o contratante indicar por escrito.
- Envie a carta de transição ao novo responsável técnico.
- Cumpra, nos prazos, o que ficou a seu cargo e comunique cada entrega.
- Cancele acessos e procurações na data combinada e trate os dados conforme definido.
Se a relação com o cliente começou antes de 15 de dezembro de 1998 e nunca teve contrato escrito, situação que a resolução admite no art. 12, o encerramento segue a regra da notificação (art. 12, parágrafo único).
Este texto é informativo e não substitui a orientação do Conselho Regional de Contabilidade nem a análise jurídica do caso concreto.
Fonte: Conselho Federal de Contabilidade (Resolução CFC nº 1.590/2020)
Perguntas frequentes
O escritório pode reter documentos até o cliente quitar os honorários?
Não. A NBC PG 01 veda reter abusivamente livros, papéis, documentos e arquivos eletrônicos confiados à guarda do contador, inclusive com a finalidade de forçar o contratante a cumprir as obrigações contratuais (item 5, alínea l). A dívida se cobra pelos meios de cobrança.
E se o cliente se recusar a assinar o distrato?
A Resolução CFC nº 1.590/2020 prevê a saída: na impossibilidade de celebrar o distrato, o profissional notifica o cliente de que a relação terminou e confirma que as responsabilidades de cada parte cessaram (art. 6º, parágrafo único). Guarde a prova de recebimento.
Quem entrega a declaração anual referente ao período em que o escritório antigo era o responsável?
Em regra, o escritório que saiu. O art. 10 da resolução atribui ao profissional rescindente as obrigações acessórias cuja competência decorreu na vigência do contrato, ainda que o vencimento seja posterior, salvo disposição contratual expressa em contrário. Se as partes combinarem outra coisa, precisa estar escrito.
O que o contador que sai deve informar ao novo contador?
Os fatos de que o novo responsável técnico deva tomar conhecimento (art. 8º da resolução e item 4, alínea l, da NBC PG 01). A norma não traz lista; na prática, a data de corte, as obrigações em andamento, as pendências de documentação e os processos em curso. A comunicação é técnica e respeita o sigilo profissional.
Em quanto tempo os documentos devem ser devolvidos?
A resolução não fixa número de dias. Ela determina que a forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos, inclusive eletrônicos, estejam em cláusula do distrato (art. 9º). O prazo, portanto, é o que as partes escreverem ali.
