Como abrir um escritório de contabilidade: registro no CRC, responsável técnico e estrutura mínima

Outra pessoa jurídica pode participar da sociedade contábil, desde que tenha a atividade contábil entre os objetivos e registro ativo e regular em CRC (art. 3º, § 4º). O nome também conta: a norma veda nome empresarial ou de fantasia que não seja compatível com a atividade contábil (art. 6º, § 2º).

A escolha do tipo de sociedade, a redação do ato constitutivo e o enquadramento fiscal do próprio escritório ficam fora deste texto: são decisões para tomar com advogado e com análise específica.

Responsável técnico: quem é e como se comprova

Nos serviços que são privativos da profissão, a responsabilidade técnica é sempre de um profissional da contabilidade e precisa estar comprovada de forma expressa. A resolução aceita cinco meios: contrato social, estatuto, contrato de trabalho, contrato de prestação de serviço entre as partes ou declaração de termo de compromisso que identifique o responsável técnico e traga a assinatura dos sócios (art. 3º, § 1º). Ou seja, o responsável técnico não precisa ser sócio, mas o vínculo tem de estar documentado.

Se o objeto social incluir atividades privativas de contador, o responsável técnico deve ser da categoria contador (art. 24). O Decreto-Lei nº 9.295/1946 reserva aos contadores, entre outras, as perícias e a revisão de balanços e de contas (arts. 25, alínea “c”, e 26).

A norma também cuida da falta do responsável:

• suspenso ou cassado o registro profissional do titular, de sócio ou do responsável técnico, a organização tem até 60 dias, contados da penalidade, para indicar novo responsável ou alterar o contrato social (art. 25);
• a vacância do responsável técnico sem substituição averbada em até 60 dias é hipótese de baixa do registro (art. 17, inciso IV, na redação da Resolução nº 1.717/2024).

O registro originário, passo a passo

Registro originário é o concedido pelo CRC da jurisdição onde fica a sede (art. 1º, § 2º, inciso I). A sequência decorre dos documentos exigidos: a empresa precisa existir antes de pedir o registro.

1. Constituir a pessoa jurídica e registrar o ato constitutivo no órgão competente.
2. Obter a inscrição no CNPJ.
3. Recolher a anuidade. Desde 1º/7/2024, o requerimento é encaminhado depois de comprovado esse recolhimento (art. 5º, na redação da Resolução nº 1.726/2024). A resolução não traz valores: consulte o CRC do seu estado.
4. Protocolar o requerimento com os documentos da tabela abaixo.
5. Averbar os atos constitutivos no CRC (art. 6º) e obter o alvará.

Concedido o registro, o CRC disponibiliza o alvará, sem ônus, inclusive nas renovações (art. 7º). Ele vale por tempo indeterminado e deve ser renovado a cada alteração societária ou de responsabilidade técnica (art. 8º). A resolução não fixa prazo para o Conselho analisar o pedido.

Há outras duas modalidades: o registro transferido, quando a sede muda de jurisdição, e o registro de filial, para se estabelecer em localidade diversa da matriz (art. 1º, § 2º, incisos II e III). E uma regra para quem atende clientes de outros estados: executar serviço em jurisdição diferente da do registro exige comunicação prévia ao CRC de destino, feita de forma eletrônica pelo site do CRC de origem (art. 12).

Depois do registro: o que mantém a regularidade

• Averbação. Toda alteração nos atos constitutivos é averbada no CRC em até 30 dias a contar da data do registro (art. 21). Troca de sócios e de responsáveis técnicos também (art. 6º, § 1º). Mudança de endereço ou de nome de fantasia é feita sem ônus (art. 22, § 2º).
• Endereço atualizado. O Código de Ética inclui entre os deveres comunicar ao CRC, de imediato, a mudança de endereço do profissional e da organização contábil sob sua responsabilidade (NBC PG 01, item 4, alínea “p”).
• Identificação. Número de registro, nome e categoria profissional acompanham a assinatura em trabalhos, propostas comerciais, contratos e em qualquer anúncio, placa ou cartão (item 4, alínea “r”).

Estrutura mínima: o que a norma não lista

A resolução não exige metragem, número de funcionários nem sistema específico, e admite sede em endereço residencial. O que segue é prática de gestão, apoiada em deveres que já valem no primeiro cliente:

• Proposta e contrato escritos. A Resolução CFC nº 1.590/2020 obriga o profissional ou a organização contábil a celebrar contrato escrito (art. 1º), com o conteúdo mínimo do art. 2º. Tenha os modelos prontos antes de captar. Para formar o valor, veja como calcular honorários contábeis.
• Sistema contábil e controle de prazos, com um calendário único de obrigações por cliente.
• Sigilo e segurança. O contador deve guardar sigilo sobre o que sabe pelo exercício profissional (NBC PG 01, item 4, alínea “c”), e a LGPD manda adotar medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais de acessos não autorizados (art. 46). No começo, isso se traduz em acesso individual por usuário, cópia de segurança testada e regra para guarda de certificados e senhas de clientes.
• Arquivo organizado de documentos e papéis de trabalho, já que o profissional deve atender à fiscalização e disponibilizar o que for solicitado (NBC PG 01, item 4, alínea “q”).
• Substituto técnico pensado. Em escritório de um profissional só, a vacância do responsável técnico coloca o registro em risco em 60 dias; vale saber de antemão quem assumiria.

Este texto é informativo e não substitui a consulta ao Conselho Regional de Contabilidade da sua jurisdição nem a orientação de advogado sobre a constituição da pessoa jurídica.