Terceirizar o departamento pessoal do escritório contábil: eSocial, procuração e responsabilidade

O manual trata da relação entre o obrigado e o seu representante. Não trata da hipótese de o representante repassar o trabalho a um parceiro. O que segue, portanto, é leitura deste texto a partir das regras acima, e não orientação oficial. Há dois desenhos coerentes com elas:

1. O parceiro prepara, o escritório transmite. O parceiro trabalha dentro do sistema de folha do escritório, com usuário individual, e deixa os eventos prontos. A transmissão é feita pelo escritório, com o próprio certificado, na condição de procurador do cliente. A procuração não muda e a revisão acontece antes do envio.
2. O cliente outorga procuração ao parceiro. O parceiro transmite com o certificado dele, como procurador direto. Esse desenho só existe com o conhecimento e a concordância do cliente, que é quem outorga.

O que as regras do manual desaconselham é o atalho: passar adiante o certificado e a senha do cliente. Por analogia, entregar ao parceiro o certificado do próprio escritório reproduz o mesmo problema, porque os envios sairiam assinados como se fossem do escritório, sem registro de quem de fato os fez. Se a intenção for o escritório repassar ao parceiro poderes que recebeu do cliente, confirme antes, no serviço de procuração eletrônica da Receita Federal, se a outorga recebida permite isso: os trechos do manual consultados para este texto não tratam do assunto.

Responsabilidade perante o cliente

Quando a folha sai errada, o cliente cobra o escritório. O Código de Ética sustenta essa cobrança em mais de um ponto: a responsabilidade técnica permanece com quem transferiu a execução (item 6, alínea "c"); é vedado prejudicar, por culpa ou dolo, interesse confiado à responsabilidade profissional (item 5, alínea "i"); e é vedado exercer a profissão com negligência, imperícia ou imprudência, violando direitos ou causando prejuízo a terceiros (item 5, alínea "w").

Perante os empregados, o obrigado é o cliente, que é o empregador pela definição do art. 2º da CLT. O caminho da conta, portanto, é este: o cliente responde como empregador, cobra do escritório com base no contrato de serviços, e o escritório cobra do parceiro com base no contrato entre os dois. O Código Civil dá o fundamento geral das duas cobranças: quem não cumpre a obrigação responde por perdas e danos, juros, atualização monetária e honorários de advogado (art. 389), e quem ressarce dano causado por outro pode reaver o que pagou (art. 934).

Duas consequências práticas:

• o contrato com o parceiro precisa dizer como se apura de quem foi a falha e em que prazo o parceiro ressarce;
• o contrato com o cliente precisa listar o que cabe a ele informar e até quando. A Resolução 1.590/2020 exige cláusula que especifique os serviços executados pelo contratante e cláusula de responsabilidades das partes (art. 2º, alíneas "c" e "h"). Sem isso, atraso do cliente vira erro do escritório.

Exemplo hipotético: o calendário de uma folha em três elos

As datas abaixo são inventadas. O objetivo é mostrar como o prazo legal do cliente se transforma em prazos internos para cada elo.

A CLT manda que o salário mensal seja pago, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido (art. 459, § 1º). Suponha que, depois de um mês de 30 dias, o quinto dia útil seja o dia 7, e que o cliente queira o arquivo de pagamento pronto no dia 5.

Do corte ao limite legal são doze dias, dos quais o parceiro usa cinco, o escritório quatro e o cliente fica com dois de folga antes do prazo. A regra interna que sai do exemplo: a data de corte do cliente é a soma dos dias de todos os elos, contada para trás a partir do prazo legal, e precisa estar no contrato com ele.

Dados dos empregados dos clientes

A Lei nº 13.709/2018 (LGPD) inclui entre os dados pessoais sensíveis o dado referente à saúde e a filiação a sindicato (art. 5º, II). Os dois aparecem na rotina de folha. A lei define controlador como quem toma as decisões sobre o tratamento e operador como quem trata os dados em nome dele (art. 5º, VI e VII), sem atribuir papel fixo a escritórios ou a parceiros: a qualificação depende de quem decide o quê em cada operação e deve ser escrita nos contratos.

Os deveres gerais da lei, de instrução, segurança e reparação, valem para toda a cadeia e são assunto do contrato com o parceiro. O que é próprio da folha é o cuidado com esses dois tipos de dado. Como prática, atestados e documentos de saúde circulam por um canal definido, e não por aplicativo de mensagens, e o parceiro acessa só os clientes do escopo, com usuário individual. O sigilo profissional do item 4, alínea "c", do Código de Ética cobre as mesmas informações.

O que ajustar nos dois contratos

No contrato com o cliente:

• previsão de que parte da execução pode ser feita por terceiros contratados pelo escritório, com registro no CRC quando o trabalho for privativo, sob a responsabilidade técnica dele. A Resolução CFC nº 1.640/2021, em vigor desde 1º de janeiro de 2022, põe a execução dos serviços de folha de pagamento entre as atividades compartilhadas com outras profissões (art. 5º, XXV);
• lista do que o cliente informa e as datas de corte;
• forma de representação no eSocial, sem entrega de certificado ou senha.

No contrato com o parceiro:

• escopo por rotina, prazos de cada etapa e capacidade nos meses de maior volume;
• quem transmite os eventos e com qual certificado;
• revisão: o que o escritório confere e o que o parceiro entrega para permitir a conferência;
• apuração de erros e ressarcimento;
• sigilo, dados pessoais, aviso de incidentes e devolução dos dados ao fim;
• vedação de contato comercial direto com os clientes do escritório.

Este texto é informativo. A redação dos contratos e as dúvidas trabalhistas do caso concreto pedem advogado.