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Contrato com parceiro de terceirização contábil: cláusulas de sigilo, LGPD e responsabilidade
Em resumo
O contrato entre o escritório contábil e o parceiro que executa parte da produção precisa tratar de sigilo, dados pessoais e ressarcimento, porque a responsabilidade técnica perante o cliente não sai do escritório. Veja, cláusula a cláusula, o que o Código de Ética, a LGPD, o Código Civil e a Lei nº 6.019/1974 dizem e o que cabe às partes ajustar.
Em resumo
O contrato entre o escritório contábil e o parceiro que executa parte da produção precisa resolver três assuntos que a lei não resolve sozinha. O sigilo: o Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01) impõe o dever a quem exerce a profissão, e o contrato o estende a todos que tocam nos dados. A proteção de dados pessoais: a LGPD distribui deveres conforme o papel de cada um, e o contrato diz quem decide o quê. A responsabilidade: perante o cliente ela continua com o escritório, e é o contrato que define quando e quanto o parceiro ressarce. Este texto percorre as cláusulas, com a base legal de cada uma.
Dois contratos que precisam conversar
Há sempre dois instrumentos. O primeiro é o do escritório com o cliente, regulado pela Resolução CFC nº 1.590/2020, que exige forma escrita e conteúdo mínimo (arts. 1º e 2º). O segundo é o do escritório com o parceiro. O que o segundo promete não pode ser menos do que o primeiro exige: se o cliente tem direito a sigilo, prazo e devolução de documentos, o parceiro precisa estar obrigado às mesmas coisas, em prazos mais curtos.
A resolução foi escrita para a relação com o cliente final. Quando o parceiro for profissional ou organização contábil prestando serviço contábil, a leitura prudente, que é uma interpretação e não texto expresso, é adotar no contrato com ele o mesmo mínimo do art. 2º: partes, serviços detalhados, o que cabe a cada lado, duração, valor, prazo de pagamento, reajuste, responsabilidades, aditamento, rescisão com aviso prévio e foro. Quando não for, o roteiro continua útil como boa prática. Isso pode acontecer nas atividades que a Resolução CFC nº 1.640/2021, em vigor desde 1º de janeiro de 2022, trata como compartilhadas com outras profissões, entre elas o processamento de dados e a execução de folha de pagamento (art. 5º, XV e XXV).
Objeto, escopo e padrão de entrega
A cláusula de objeto é a que mais evita disputa. O Código Civil diz que o prestador não contratado para trabalho certo e determinado se entende obrigado a todo serviço compatível com as suas forças e condições (art. 601). Para cobrar qualidade, é preciso mais do que isso. Descreva:
- as tarefas, por tipo e por cliente ou grupo de clientes;
- o que o parceiro recebe do escritório, em que formato e até que dia;
- o prazo de devolução de cada entrega, contado da chegada do material completo;
- o padrão de aceitação: o que a revisão do escritório confere e o que conta como retrabalho;
- a capacidade garantida nos meses de pico.
A revisão merece cláusula própria. O Código de Ética veda assinar documentos ou peças contábeis feitos por terceiro alheio à orientação, supervisão ou revisão de quem assina (item 5, alínea "c"). O contrato deve prever que o parceiro entrega o trabalho com os papéis de apoio que permitem revisar, e que a entrega só se considera feita depois do aceite.
Sigilo
O dever está no item 4, alínea "c", da NBC PG 01: guardar sigilo sobre o que se sabe em razão do exercício profissional, com ressalva para os casos previstos em lei e para a solicitação de autoridades competentes, entre elas os Conselhos de Contabilidade. O item 5 completa com duas vedações: identificar o cliente, com quebra de sigilo, em publicação que mencione trabalho realizado, salvo autorização (alínea "o"), e revelar negociação que o cliente confidenciou (alínea "v", também com ressalvas legais).
Quando o parceiro é contador ou técnico em contabilidade, está sujeito ao mesmo código por conta própria (item 3). Quando não é, o dever de sigilo da NBC PG 01 não o alcança por si, e a cláusula contratual passa a ser a fonte da obrigação. Nos dois casos, o contrato acrescenta o que o código não detalha, e estas são recomendações de redação:
- extensão do dever a sócios, empregados e qualquer pessoa que o parceiro envolva, com termo individual assinado;
- proibição de usar o nome dos clientes do escritório como referência comercial. O item 6, alínea "d", só permite divulgar relação de clientes com autorização deles;
- duração do dever depois do fim do contrato, sem prazo de expiração para as informações dos clientes.
LGPD: papéis definidos pelo que cada um decide
A Lei nº 13.709/2018 (LGPD) chama de controlador aquele a quem competem as decisões sobre o tratamento de dados pessoais e de operador quem trata os dados em nome do controlador (art. 5º, VI e VII). A lei não distribui esses papéis por profissão. Em uma cadeia cliente, escritório e parceiro, a qualificação depende de quem decide finalidade e meios em cada operação, e pode variar conforme o serviço. Por isso o contrato não deve copiar um rótulo: deve descrever as decisões que cabem a cada parte e, a partir daí, declarar o papel assumido.
| Cláusula | Base na LGPD | O que escrever |
|---|---|---|
| Instruções | Art. 39: o operador trata segundo as instruções do controlador, que verifica o cumprimento | Finalidades permitidas, proibição de uso para outro fim e direito de o escritório auditar |
| Segurança | Art. 46: medidas técnicas e administrativas contra acesso não autorizado, perda, alteração e tratamento inadequado ou ilícito | Usuário individual, acesso mínimo, dupla autenticação, vedação de cópia para equipamento pessoal |
| Dever que continua | Art. 47: quem intervém em uma fase do tratamento garante a segurança da informação mesmo após o término | Obrigações que sobrevivem ao fim do contrato |
| Incidentes | Art. 48: o controlador comunica à autoridade nacional e ao titular o incidente que possa gerar risco ou dano relevante | Prazo em horas para o parceiro avisar o escritório e conteúdo mínimo do aviso |
| Fim do tratamento | Art. 16: os dados são eliminados após o término do tratamento, autorizada a conservação, entre outras hipóteses, para cumprir obrigação legal ou regulatória do controlador | Devolução, eliminação com declaração escrita e o que pode ser mantido, por quem e por qual motivo |
Responsabilidade e direito de regresso
O ponto de partida não se negocia: quem transfere parcialmente a execução mantém sempre como sua a responsabilidade técnica (NBC PG 01, item 6, alínea "c"). Nenhuma cláusula com o parceiro muda isso perante o cliente ou o Conselho Regional. O que o contrato regula é a volta: o que o escritório pode cobrar do parceiro depois de responder.
O Código Civil dá as peças:
- Descumprimento. Não cumprida a obrigação, o devedor responde por perdas e danos, juros, atualização monetária e honorários de advogado (art. 389).
- Extensão do prejuízo. Perdas e danos abrangem o que o credor efetivamente perdeu e o que razoavelmente deixou de lucrar (art. 402), limitados aos prejuízos que sejam efeito direto e imediato da inexecução (art. 403).
- Regresso. Quem ressarce dano causado por outro pode reaver deste o que pagou (art. 934, que traz exceção ligada a descendentes incapazes, sem relação com o tema).
- Cláusula penal. A multa contratual dispensa a prova do prejuízo (art. 416), não pode superar o valor da obrigação principal (art. 412) e pode ser reduzida pelo juiz se for manifestamente excessiva ou se a obrigação tiver sido cumprida em parte (art. 413). Indenização acima da multa só é exigível se o contrato a previr (art. 416, parágrafo único).
Para dados pessoais há regra própria: o operador responde solidariamente quando descumpre a legislação ou não segue as instruções lícitas do controlador, e quem repara o dano ao titular tem regresso contra os demais responsáveis, na medida da participação de cada um (LGPD, art. 42, § 1º, I, e § 4º).
A partir daí, o contrato deve dizer, em linguagem direta:
- como se apura a origem de um erro: material enviado errado pelo escritório, processamento do parceiro ou falha de revisão;
- o que o parceiro ressarce quando a falha é dele: refazer sem custo, multas e encargos que o escritório tiver de assumir perante o cliente, e o que mais as partes ajustarem;
- o prazo e a forma do ressarcimento, e se pode ser compensado na fatura seguinte;
- se há teto de indenização e o que fica fora dele. O teto é ponto de negociação, e a redação pede advogado.
Subcontratação, equipe e saída
Três pontos completam o contrato.
Subcontratação. A Lei nº 6.019/1974, na redação de 2017, admite que a empresa prestadora subcontrate outras empresas para realizar os serviços (art. 4º-A, § 1º). Se o contrato silenciar, os dados dos clientes podem chegar a um terceiro que o escritório não conhece. A cláusula usual condiciona qualquer subcontratação à autorização prévia e escrita, com as mesmas obrigações de sigilo e de dados.
Equipe. Pela mesma lei, a contratante responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas do período da prestação (art. 5º-A, § 5º). A cláusula correspondente obriga o parceiro a comprovar, quando solicitado, que está em dia com a própria equipe, e a ressarcir o escritório se este for chamado a responder.
Saída. Sem prazo ajustado, qualquer das partes pode encerrar o contrato de prestação de serviço mediante aviso prévio (Código Civil, art. 599). Deixar o prazo de aviso escrito, com um período de transição em que o parceiro conclui o que está em andamento, devolve arquivos e tem os acessos revogados, é o que permite ao escritório trocar de fornecedor sem atrasar a entrega aos clientes.
As recomendações de redação deste texto são um roteiro de gestão. O texto final das cláusulas deve passar por advogado.
Fonte: NBC PG 01 – Código de Ética Profissional do Contador (CFC)
Perguntas frequentes
O contrato pode transferir ao parceiro a responsabilidade técnica?
Não perante o cliente nem perante o Conselho Regional. O item 6, alínea c, da NBC PG 01 permite transferir parte da execução, mantida sempre a responsabilidade técnica de quem transfere. O contrato regula apenas o que o escritório pode cobrar do parceiro depois.
O que é a cláusula de regresso?
É a que define quando e como o parceiro devolve ao escritório o que este teve de pagar por falha do parceiro. O Código Civil prevê que quem ressarce dano causado por outro pode reaver o que pagou (art. 934), e a cláusula detalha a apuração do erro, o prazo e a forma do ressarcimento.
Na LGPD, o parceiro é operador ou controlador?
Depende de quem decide sobre o tratamento em cada operação. A lei define controlador como quem toma as decisões e operador como quem trata os dados em nome dele (art. 5º, VI e VII), sem fixar o papel por profissão. O contrato deve descrever as decisões de cada parte e declarar o papel assumido.
O parceiro pode subcontratar outra empresa?
A Lei nº 6.019/1974 admite que a prestadora subcontrate outras empresas (art. 4º-A, parágrafo 1º). Por isso, se o escritório quer controlar por onde passam os dados dos clientes, o contrato precisa condicionar a subcontratação a autorização prévia e escrita.
A multa contratual tem limite?
Tem. Pelo Código Civil, o valor da cláusula penal não pode exceder o da obrigação principal (art. 412), e o juiz pode reduzi-la se for manifestamente excessiva ou se a obrigação tiver sido cumprida em parte (art. 413).
