Calculadora de custo de funcionário 2026: CLT em cada regime

Como usar a calculadora

1. Digite o salário bruto mensal que vai na carteira.
2. Escolha o regime tributário da empresa: Simples Nacional nos anexos I, II, III ou V; Simples Nacional no anexo IV; ou Lucro Presumido/Real. Se não souber, pergunte à contabilidade: o regime muda o custo mais do que qualquer outro campo.
3. Fora do Simples comum, ajuste o RAT (1%, 2% ou 3%, conforme o grau de risco da atividade) e o FAP (multiplicador de 0,5 a 2,0; sem o dado, use 1). No Lucro Presumido ou Real, confira também o percentual de terceiros.
4. Informe os benefícios: custo mensal do vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, parte da empresa no plano de saúde e outros.
5. Marque se quer provisionar a multa de 40% do FGTS e diga quantos funcionários ganham esse salário.

A ferramenta devolve o custo mensal e anual por pessoa, o multiplicador sobre o salário, o salário líquido do funcionário e quanto esse líquido representa do gasto da empresa, além do gráfico da composição, da memória de cálculo linha a linha e do PDF.

O que compõe o custo de um funcionário

O custo de um empregado CLT tem quatro blocos, e a memória de cálculo mostra cada um:

• Salário: o valor bruto da carteira.
• Provisões: o 13º salário (1/12 do salário por mês) e as férias com o terço constitucional (1/12 × 4/3 do salário por mês). São direitos que o funcionário acumula todo mês e a empresa paga de uma vez mais adiante. A multa de 40% do FGTS, se marcada, também entra aqui.
• Encargos: FGTS de 8% em todos os regimes e, conforme o regime, INSS patronal, RAT e contribuições a terceiros. Os encargos incidem sobre o salário, o 13º e as férias com o terço, por isso a calculadora soma os três numa base de encargos.
• Benefícios: somados pelo valor informado.

O FGTS e a multa de 40% sobre o total depositado no contrato, devida na demissão sem justa causa, estão na Lei 8.036/1990. A provisão da multa é uma reserva: se o funcionário pedir demissão, ela não é paga. Para calcular o que sai numa demissão real, use a calculadora de rescisão.

Encargos em cada regime tributário

O regime da empresa decide quais contribuições saem da folha, com base na Lei Complementar 123/2006 (art. 13 e art. 18, §5º-C):

No Simples comum, a contribuição patronal já está no DAS, calculado sobre o faturamento; por isso a calculadora não lança os 20% na folha. O anexo IV reúne atividades como construção civil, vigilância, limpeza e conservação e serviços advocatícios: nelas, a empresa paga a contribuição patronal fora do DAS, como uma empresa do Lucro Presumido, mas continua dispensada dos terceiros. No Lucro Presumido e no Real, o percentual de terceiros depende do enquadramento no FPAS; 5,8% é o valor padrão da ferramenta, não uma regra para todos. O RAT ajustado é o RAT multiplicado pelo FAP: 2% com FAP 1,0 continua 2%; com FAP 1,5, vira 3%.

Exemplo resolvido: R$ 3.000 em três regimes

Imagine um funcionário com salário de R$ 3.000, sem benefícios, com provisão da multa do FGTS, RAT de 2%, FAP 1,0 e terceiros de 5,8% no Lucro Presumido. A base de encargos é 3.000 + 250,00 + 333,33 = R$ 3.583,33.

No Lucro Presumido, os encargos sobre a folha somam 20% + 2% + 5,8% = 27,8% da base, ou R$ 996,17 por mês a mais do que no Simples comum. A calculadora não arredonda as parcelas antes de somar; por isso, somando as linhas já arredondadas da tabela, o total pode diferir em R$ 0,01.

Quanto o funcionário recebe no bolso

Do salário bruto saem a contribuição do empregado ao INSS e, se houver, o imposto de renda retido. O INSS é progressivo: cada alíquota vale só para a parte do salário que cai na faixa.

Fonte: Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026, publicada no Diário Oficial da União; o salário mínimo de R$ 1.621,00 é do Decreto 12.797/2025. Tabelas conferidas em 23/09/2026.

No exemplo de R$ 3.000: 1.621,00 × 7,5% = 121,575; (2.902,84 − 1.621,00) × 9% = 115,366; (3.000,00 − 2.902,84) × 12% = 11,659. O desconto de INSS é R$ 248,60. Com a redução do imposto de renda criada pela Lei 15.270/2025, salários de até R$ 5.000 ficam, na prática, sem IR retido na fonte. O líquido é R$ 2.751,40: 69% do custo mensal no Simples comum, 58% no anexo IV e 55% no Lucro Presumido. Essa distância entre o que a empresa gasta e o que o empregado recebe explica por que um reajuste que parece pequeno no contracheque pesa bem mais no caixa.

Benefícios: vale-transporte, refeição e saúde

O vale-transporte segue a Lei 7.418/1985: a empresa pode descontar do funcionário até 6% do salário básico e paga o que passar disso. Por isso a calculadora pede o custo mensal do benefício e lança só a parte da empresa. Com salário de R$ 3.000, o desconto máximo é R$ 180; se as passagens do mês custam R$ 300, a empresa arca com R$ 120. Se custarem menos de R$ 180, o custo para a empresa é zero, porque o desconto se limita ao valor do benefício.

Vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde entram pelo valor que a empresa efetivamente paga, sem encargos por cima. A forma de pagamento pode mudar esse tratamento, e acordos coletivos costumam fixar valores mínimos, então vale confirmar com a contabilidade e com a convenção da categoria. Benefícios de valor fixo pesam proporcionalmente mais em salários baixos: R$ 600 de vale-refeição são 20% de um salário de R$ 3.000 e 10% de um de R$ 6.000.

Custo mensal não é o mesmo que desembolso mensal

O custo mensal da calculadora é uma média: distribui pelos 12 meses o que a empresa paga em datas específicas. O caixa não se comporta assim. No exemplo do Simples comum, num mês comum sai o salário mais o FGTS sobre ele, R$ 3.240. A diferença até os R$ 3.984,67 é reserva que deveria ficar guardada. No fim do ano, o 13º cobra um salário inteiro a mais (R$ 3.000, pagos em duas parcelas) e o FGTS correspondente; no mês das férias, o terço constitucional (R$ 1.000) e o FGTS sobre ele saem antes do descanso.

Empresa que olha só o desembolso do mês acha que o funcionário custa menos do que custa e é surpreendida em dezembro. Separar a provisão todo mês resolve. Para ver quanto a folha pesa no faturamento que o negócio precisa atingir, lance o custo mensal da equipe nos fixos da calculadora de ponto de equilíbrio.

O funcionário custa 2 vezes o salário?

Depende do regime e dos benefícios. Sem benefícios, com salário de R$ 3.000, o multiplicador fica em 1,33 no Simples comum, 1,59 no anexo IV e 1,66 no Lucro Presumido. O "2 vezes" aparece quando se somam benefícios a uma empresa do Presumido ou do Real: com R$ 600 de vale-refeição e R$ 400 de plano de saúde no mesmo exemplo, o custo passa a R$ 5.980,83, ou 1,99 vez o salário. Em salários baixos com benefícios fixos, pode passar disso. No Simples comum, sem benefícios relevantes, a regra dos 2 vezes superestima o custo.

CLT ou PJ: o que muda na comparação

Contratar como pessoa jurídica troca encargos, provisões e benefícios por um valor de nota fiscal, e por isso o número parece menor na comparação direta. Só que PJ não tem 13º, férias remuneradas nem FGTS, e o prestador paga os próprios tributos e a própria previdência. A comparação justa põe o custo total CLT da calculadora ao lado do valor mensal do contrato PJ, e não o salário bruto. Existe ainda o risco trabalhista: se a relação tiver subordinação, horário fixo, pessoalidade e habitualidade, a Justiça do Trabalho pode reconhecer vínculo de emprego e cobrar todos os direitos do período.

O que a conta não inclui

A estimativa cobre o custo básico de um empregado com jornada integral. Ficam de fora e aumentam o custo real:

• Horas extras e banco de horas pago;
• Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;
• Convenção coletiva: piso da categoria, reajuste anual, benefícios obrigatórios e contribuições previstas no acordo;
• Afastamentos, licenças e o custo de substituir quem está afastado;
• Recrutamento, treinamento, uniforme, equipamento e exames ocupacionais.

Para enquadramento de RAT, FAP e FPAS da sua empresa, ou para uma situação específica de contratação ou demissão, confirme os números com o contador, um advogado trabalhista ou o sindicato da categoria.

Empresas de setores que ainda têm a desoneração da folha (contribuição sobre a receita, em reoneração gradual pela Lei 14.973/2024) pagam INSS patronal diferente dos 20% usados aqui; nesses casos, o custo real precisa ser conferido com a contabilidade.