IA no escritório contábil: o que dá para automatizar, o que o Código de Ética e a LGPD exigem e quem responde

Duas leituras saem da tabela. A primeira: em quatro das cinco linhas passa dado pessoal, e ele nem sempre é necessário para a tarefa. A primeira pergunta de cada tarefa, então, é se dá para fazê-la sem nome, CPF ou informação de saúde. A segunda: o controle da última coluna precisa ficar registrado. Conferência que não deixa nome e data não serve de prova de revisão. No atendimento, a regra de quem responde e em quanto tempo continua sendo a do acordo de atendimento do escritório contábil, com ou sem rascunho feito por IA.

O Código de Ética: três trechos que valem para o uso de IA

O Código de Ética Profissional do Contador integra a NBC PG 01, aprovada pelo plenário do CFC em 7 de fevereiro de 2019 e em vigor desde 1º de junho de 2019. Ele não fala em inteligência artificial, mas três dispositivos respondem às dúvidas mais comuns. Os trechos abaixo seguem o texto da norma reproduzido pelo LegisWeb.

Zelo e capacidade técnica. A alínea "a" do item 4 abre a lista de deveres: o contador deve trabalhar com zelo, diligência, honestidade e capacidade técnica, seguindo tanto as Normas Brasileiras de Contabilidade quanto a legislação em vigor. Na leitura do ConnectWeek, capacidade técnica inclui saber onde a ferramenta usada pelo escritório costuma errar e em que tarefas ela não deve ser usada.

Sigilo. A alínea "c" do mesmo item diz que é dever do contador:

guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional, inclusive no âmbito do serviço público, ressalvados os casos previstos em lei ou quando solicitado por autoridades competentes, entre estas os Conselhos Federal e Regionais de Contabilidade;

O dever alcança tudo o que o contador sabe pelo trabalho, e não só dado de pessoa física. Aqui ele vai além da LGPD, que no art. 5º, I, define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural: o faturamento, a margem e a dívida de uma empresa cliente não são dado pessoal, mas estão cobertos pelo sigilo profissional. As ressalvas da norma são a lei e o pedido de autoridade competente; fornecedor de software não está entre elas. Antes de colar um balancete numa ferramenta, o escritório precisa saber o que o fornecedor faz com o conteúdo recebido. A diferença entre conta pessoal e conta empresarial nas principais ferramentas está no artigo sobre o que a equipe pode e não pode colar no ChatGPT.

Assinatura. Entre as vedações, a alínea "c" proíbe o contador de assinar documento ou peça contábil feitos por outra pessoa sem que ele tenha orientado, supervisionado ou revisado esse trabalho. A norma fala em outra pessoa, não em software. O critério, porém, se aplica ao que a IA produz: o que vai para assinatura precisa ter passado por orientação, supervisão ou revisão do contador. O registro de conferência sugerido na tabela do capítulo 2 é a forma de mostrar que isso aconteceu. Quem responde quando o trabalho sai errado está detalhado no texto sobre a responsabilidade do contador.

LGPD: o escritório como operador e a ferramenta de IA na cadeia

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) define controlador, no art. 5º, VI, como quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados pessoais, e operador, no inciso VII, como quem trata os dados em nome do controlador. O guia da ANPD sobre agentes de tratamento, cuja versão 2.0 saiu em abril de 2022, explica que o papel de cada um depende do que ele faz no caso concreto, e não do nome que o contrato dá.

Na folha de pagamento, quem decide contratar, pagar e desligar é a empresa cliente. Nessa rotina, o escritório tende a atuar como operador dos dados dos funcionários do cliente. Já nos dados da própria equipe, o escritório é controlador. A divisão completa de papéis entre empresa e contabilidade está no artigo sobre LGPD e controle de acesso na contabilidade; o que muda com a IA é o próximo elo.

O art. 39 da LGPD manda o operador tratar os dados conforme as instruções que recebe do controlador, a quem cabe verificar se essas instruções e as normas sobre o assunto estão sendo seguidas. E o art. 42, § 1º, I, faz o operador responder solidariamente pelos danos quando descumpre as obrigações da legislação de proteção de dados ou não segue as instruções lícitas do controlador. Se o escritório põe a folha do cliente numa ferramenta de IA contratada por ele, o fornecedor passa a tratar esses dados em nome do escritório. A LGPD não usa o termo, mas o guia da ANPD chama essa figura de suboperador. Na versão 1.0 do guia, de maio de 2021, segundo o resumo publicado pelo Jornal Contábil, uma das atribuições do operador era dar ciência ao controlador quando contratar um suboperador.

A folha é também onde aparece o dado sensível. O art. 5º, II, inclui na categoria o dado referente à saúde e a filiação a sindicato. Atestado médico entra no primeiro grupo; o desconto de mensalidade sindical no contracheque pode revelar o segundo. Por isso, na leitura do ConnectWeek, a folha pede cuidado redobrado antes de entrar em ferramenta de uso geral.

Sugestão do ConnectWeek, sem base legal específica: além de informar o cliente, peça a concordância dele por escrito e registre no contrato de prestação quais ferramentas de IA tratam dados da empresa e dos funcionários. As cláusulas que valem cobrar do próprio fornecedor de IA estão no artigo sobre contrato com fornecedor de IA.

Exemplo resolvido: duas tarefas, duas decisões

Exemplo hipotético. Um escritório com três pessoas e 60 clientes do Simples Nacional quer usar IA em duas rotinas: (A) ler recibos e notas de serviço em PDF para sugerir o lançamento; (B) ler atestados enviados pelos clientes para lançar afastamentos na folha. As cinco perguntas abaixo são um roteiro do ConnectWeek, não exigência legal.

Decisão sugerida: a tarefa A segue, com conta empresarial, concordância dos clientes e conferência registrada. A tarefa B fica fora da ferramenta de uso geral; o atestado continua sendo lido por uma pessoa da equipe. O ganho de tempo na tarefa B não compensa expor dado de saúde de funcionários de 60 empresas a mais um elo da cadeia.

Para o empresário: perguntas ao seu contador

Perguntas sugeridas pelo ConnectWeek para entender por onde passam os dados da empresa e dos funcionários:

1. Algum dado dos meus funcionários, em especial atestados e contracheques, passa por ferramenta de IA? Qual?
2. A ferramenta é contratada pelo escritório, com conta empresarial? O fornecedor usa o conteúdo para treinar modelos?
3. O contrato de prestação de serviços cita os fornecedores de IA que tratam dados da minha empresa?
4. Se o fornecedor sofrer um incidente com os meus dados, em quanto tempo vocês me avisam?

A última pergunta importa porque, na folha, a empresa cliente tende a ser a controladora dos dados dos funcionários. Respostas vagas ou "o sistema faz tudo" pedem uma segunda conversa.

Checklist: política mínima de IA no escritório contábil

Os itens abaixo são sugestão do ConnectWeek para um escritório pequeno começar. Um modelo completo, que serve a qualquer empresa, está no modelo de política de uso de IA.

• Lista escrita das tarefas em que a IA pode ser usada e das que estão fora (por exemplo, atestados e documentos de saúde).
• Lista das ferramentas autorizadas, só com conta do escritório; conta pessoal de funcionário fica proibida para dado de cliente.
• Proibição de colar senha, certificado digital, dado de saúde e informação que revele filiação sindical.
• Registro da conferência humana: quem revisou, o quê e quando.
• Cláusula no contrato com os clientes informando os fornecedores de IA que tratam dados deles.
• Releitura semestral dos termos de cada fornecedor.
• Responsável no escritório pelas dúvidas da equipe e pelas exceções, com nome definido.

Com esses itens, fica registrado o que a ferramenta fez, o que o contador revisou e por onde os dados passaram.

Este texto tem caráter informativo, reflete a NBC PG 01, a Lei 13.709/2018 e as páginas consultadas em outubro de 2026, e não substitui a análise do caso concreto por advogado ou pelo próprio conselho regional.