Inteligência ArtificialArtigo
RFP para projeto de IA: modelo de pedido de proposta para a pequena empresa pedir orçamento
Em resumo
Um pedido de proposta escrito faz cada fornecedor de IA responder às mesmas perguntas: problema, dados e LGPD, meta e forma de medir, integrações, prazo, modelo de IA usado, onde ficam os dados, piloto, suporte e saída. Modelo com dez seções, pesos sugeridos e uma comparação resolvida.
Em resumo: RFP (do inglês request for proposal) é o pedido de proposta por escrito: um documento curto em que a empresa descreve o problema, os dados, as restrições e os critérios de escolha, e o envia igual para dois ou mais fornecedores. Para um projeto de inteligência artificial, ele obriga cada candidato a responder às mesmas perguntas, inclusive qual modelo de IA usa, onde ficam os seus dados e como você sai do contrato. Abaixo está um modelo com dez seções para copiar, uma tabela de critérios com pesos sugeridos e uma conta resolvida para comparar três propostas hipotéticas.
O que é um pedido de proposta e de onde vem a ideia
O formato nasceu nas compras públicas. Nas regras federais de compras dos Estados Unidos, a FAR, seção 15.203, trata a RFP como o documento que comunica a necessidade do comprador aos possíveis contratados e pede a eles que apresentem ofertas, em compras com negociação. A mesma norma exige que o pedido descreva a necessidade, as condições previstas para o contrato, as informações que a proposta deve conter (trecho 15.203(a)(3)) e quais fatores serão usados para julgá-la, com a importância relativa de cada um, e que a avaliação fique restrita a esses fatores anunciados (seções 15.304 e 15.305, consultadas em outubro de 2026).
No Brasil, o equivalente público é o termo de referência da Lei 14.133/2021. O art. 6º, XXIII, lista dez elementos que ele precisa trazer: definição do objeto e prazo; fundamentação da contratação, apoiada nos estudos técnicos preliminares; descrição da solução em todo o ciclo de vida; requisitos; modelo de execução; modelo de gestão do contrato; critérios de medição e pagamento; forma e critérios de seleção do fornecedor; estimativa do valor da contratação; e adequação orçamentária, as duas últimas detalhadas no manual de licitações do TCU. Nada disso obriga uma empresa privada, mas a lista funciona como roteiro: se o governo precisa responder a essas perguntas antes de contratar, a PME ganha ao respondê-las também.
Para IA, o governo federal foi além. A Portaria SGD/MGI nº 5.921/2026, divulgada pelo Ministério da Gestão em 27 de julho de 2026 e em vigor desde 1º de setembro de 2026, determina que as regras de uso de IA pela empresa contratada estejam escritas no termo de referência ou na política de IA do órgão indicada no edital. A norma vale para contratos de operação de infraestrutura dos órgãos do SISP, não para o setor privado. A lição, porém, serve a qualquer comprador: o uso de IA pelo fornecedor é assunto do pedido de proposta, não de conversa depois da assinatura.
Por que pedir a proposta por escrito
Reunião de apresentação mostra o melhor caso do fornecedor. O documento escrito inverte a lógica: é o seu caso que precisa ser respondido. Há quatro ganhos práticos.
- Comparação na mesma régua. Três fornecedores que respondem às mesmas perguntas, na mesma ordem, podem ser postos lado a lado numa planilha. Três apresentações livres não podem.
- Problema antes da solução. As diretrizes de compra de IA do governo britânico, publicadas em 8 de junho de 2020, recomendam descrever o desafio, e não uma solução específica, e fazer a avaliação dos dados antes de iniciar a compra. Pedir "um chatbot" fecha a porta para quem resolveria o mesmo problema com uma automação simples.
- Registro do que foi prometido. A resposta escrita vira anexo da negociação. Se o fornecedor disse que o piloto teria critério de aceite, isso está no papel.
- Menos dependência. As mesmas diretrizes britânicas pedem para evitar algoritmos de caixa-preta e o aprisionamento ao fornecedor. Perguntar pela saída antes de contratar é a forma mais barata de evitá-lo.
Antes de escrever, defina o tipo de ferramenta que você imagina, mesmo que provisoriamente. Um assistente que só responde perguntas pede um pedido de proposta mais curto do que um sistema que executa ações nos seus sistemas; a diferença está em chatbot, copiloto e agente de IA e o que cada um faz no atendimento.
O modelo de RFP para projeto de IA, seção por seção
Copie as seções abaixo para um documento curto; como sugestão, de duas a cinco páginas. O texto entre colchetes é para você preencher. A ordem segue a lógica do comprador: primeiro quem você é e o que dói, depois o que existe hoje, o que você espera e, por fim, o que quer saber do fornecedor.
1. Contexto da empresa
[Ramo, porte, número de funcionários envolvidos no processo, sistemas que usa hoje (ERP, loja virtual, CRM, WhatsApp Business) e quem é o responsável pelo projeto do seu lado, com nome e e-mail.] Duas ou três frases bastam. O fornecedor precisa saber se fala com uma loja de cinco pessoas ou com uma distribuidora com três turnos.
2. Problema e processo atual
[Descreva a tarefa como ela é feita hoje, passo a passo, com volume e tempo: quantos pedidos, mensagens ou documentos por semana, quanto tempo cada um leva, onde ocorre erro.] Termine com uma frase do tipo "o problema que queremos resolver é…". Não escreva a solução. Se você tiver uma ideia, coloque-a como hipótese: "consideramos que um assistente poderia…, mas aceitamos outras abordagens".
3. Dados disponíveis e restrições de LGPD
[Quais dados existem, em que formato (planilha, sistema, PDF, áudio), desde quando, e quais deles são dados pessoais de clientes ou funcionários.] Diga também o que não pode sair da empresa. Pela LGPD (Lei 13.709/2018), art. 5º, VI e VII, controlador é quem tem as decisões sobre o tratamento de dados pessoais, e operador é quem trata os dados em nome do controlador; pelo art. 39, o operador trata os dados segundo as instruções do controlador. Quando o fornecedor trata dados em nome da sua empresa, ele atua como operador, e a sua empresa, como controladora. Escreva as suas instruções já no pedido: finalidade do uso, proibição de usar os seus dados para treinar modelos de terceiros sem autorização, prazo de guarda. O governo britânico, na nota de compras PPN 02/24 (substituída pela PPN 017 nas compras iniciadas a partir de 24 de fevereiro de 2025, com a terminologia atualizada para a nova lei de compras britânica), recomenda controles para que informação confidencial do comprador não vire dado de treino de sistemas de IA. Se a sua empresa já tem regras internas, anexe-as; um ponto de partida é o modelo de política de uso de IA para pequena empresa.
4. Resultado esperado e como medir
[Sugestão: um a três indicadores, com o valor de hoje e a meta.] Exemplo de redação: "hoje respondemos 60% das mensagens em até uma hora; queremos medir essa taxa antes e depois do piloto, com o mesmo relatório". Os números do exemplo são hipotéticos. O importante é que a medida seja a mesma para todos os fornecedores e que você consiga extraí-la sem depender do sistema de quem está sendo avaliado.
5. Integrações
[Liste os sistemas com que a solução precisa conversar e o que precisa fazer em cada um: só ler, ler e escrever, ou executar ação.] Peça que o fornecedor diga quais integrações já existem prontas e quais teriam de ser desenvolvidas. Se a solução for agir sozinha em algum sistema, inclua a exigência de permissões limitadas e registro das ações, tema detalhado em como limitar permissões e aprovar ações de um agente de IA.
6. Prazo e cronograma do pedido
[Data de envio, data limite para perguntas, data limite para a proposta, data da decisão e data desejada para o início do piloto.] Uma sugestão, sem base em norma: cinco dias úteis para perguntas, dez dias úteis para a proposta e respostas às perguntas compartilhadas com todos os participantes, sem identificar quem perguntou.
7. Critérios de avaliação
Diga quais critérios vão decidir e quanto cada um pesa. A tabela do próximo capítulo traz uma sugestão. A regra que vem da FAR vale como boa prática: anuncie os critérios no pedido e julgue só por eles.
8. O que o fornecedor deve informar
Esta é a seção que diferencia o pedido de proposta de IA de um orçamento comum. Exija resposta item por item:
- Modelo e fornecedor de IA usados. Qual modelo, de qual empresa, em qual versão, e se ele pode ser trocado durante o contrato. A PPN 02/24 sugere perguntar se a IA faz parte do produto ou serviço e como ela está integrada; a PPN 017 mantém a pergunta. Nas duas notas, essas respostas servem só como informação: não recebem nota nem eliminam o fornecedor. Numa PME, nada impede tratar a resposta como requisito, como sugere o capítulo 4, mas essa é uma escolha sua, não a regra britânica.
- Onde ficam os dados. País e empresa de nuvem onde os dados são armazenados e processados, por quanto tempo e quem tem acesso. Se houver envio para fora do Brasil, qual mecanismo da LGPD ampara a transferência. A Resolução CD/ANPD nº 19/2024 regula a transferência internacional e aprova cláusulas-padrão que, quando usadas, precisam ser adotadas na íntegra, sem alteração.
- Piloto. Duração, escopo, volume, quem opera e qual critério define que o piloto deu certo.
- Suporte. Canal, horário, tempo de primeira resposta e quem corrige quando a IA responde errado.
- Saída. Em que formato você recebe de volta os seus dados, as configurações e o histórico, em quanto tempo e se há custo para isso.
- Custo total declarado. Implantação, mensalidade, cobrança por uso e o que acontece se o volume dobrar, com a base de cálculo de cada valor.
9. Formato da resposta
[Peça que a proposta siga a numeração deste documento e tenha no máximo um número definido de páginas, mais anexos.] Resposta fora do formato atrasa a comparação; avise no pedido que ela pode ser desconsiderada.
10. Confidencialidade e condições
[Informe que o pedido não obriga a contratar, que as informações enviadas são confidenciais e que a empresa pode pedir esclarecimentos.] Se o processo exigir que você mostre dados reais na fase de proposta, envie amostra anonimizada ou fictícia.
Critérios de avaliação com pesos sugeridos
Os pesos abaixo são uma sugestão do ConnectWeek para um projeto típico de PME, sem base em norma ou pesquisa. Ajuste ao seu caso: se o projeto lida com dados de saúde ou financeiros, por exemplo, o peso de dados e segurança deve subir. Também é possível não usar números e apenas ordenar os critérios por importância, como faz o Exército dos EUA, cujo suplemento de compras (AFARS 5115.304) não admite pontos ou percentuais para expressar a importância dos fatores.
| Critério | Peso sugerido | O que olhar na resposta |
|---|---|---|
| Aderência ao problema e forma de medir | 25 | Entendeu o processo descrito? Propõe indicador verificável por você? |
| Dados e segurança | 20 | Diz onde ficam os dados, por quanto tempo, quem acessa e se treina modelo com eles |
| Piloto e critério de aceite | 15 | Prazo, escopo e regra objetiva de sucesso |
| Integração com seus sistemas | 10 | O que já existe pronto e o que seria desenvolvido |
| Suporte | 10 | Canal, horário, tempo de resposta e correção de erros |
| Saída e portabilidade | 10 | Formato e prazo de devolução dos dados e configurações |
| Custo total declarado | 10 | Base de cálculo clara e simulação com volume maior |
| Total | 100 |
Antes da nota, aplique os requisitos eliminatórios. Sugestão: proposta que não informa o modelo de IA usado ou onde ficam os dados não entra na comparação, por melhor que seja o resto.
Exemplo resolvido: três propostas lado a lado
Exemplo hipotético: uma loja virtual de cosméticos manda o pedido para três fornecedores de atendimento automatizado. Cada critério recebe nota de 0 a 5, e a pontuação do critério é a nota dividida por 5, multiplicada pelo peso.
| Critério (peso) | Fornecedor A | Fornecedor B | Fornecedor C |
|---|---|---|---|
| Aderência (25) | 4 → 20 | 5 → 25 | 3 → 15 |
| Dados e segurança (20) | 5 → 20 | 3 → 12 | 4 → 16 |
| Piloto (15) | 3 → 9 | 4 → 12 | 5 → 15 |
| Integração (10) | 4 → 8 | 4 → 8 | 2 → 4 |
| Suporte (10) | 3 → 6 | 4 → 8 | 4 → 8 |
| Saída (10) | 5 → 10 | 2 → 4 | 3 → 6 |
| Custo total (10) | 3 → 6 | 4 → 8 | 5 → 10 |
| Total | 79 | 77 | 74 |
A conta de A, linha a linha: 4/5 × 25 = 20; 5/5 × 20 = 20; 3/5 × 15 = 9; 4/5 × 10 = 8; 3/5 × 10 = 6; 5/5 × 10 = 10; 3/5 × 10 = 6. Soma: 79.
Duas leituras saem da tabela. Primeira: B tem a melhor aderência, mas perde nos dados e na saída; se a loja tivesse posto "saída" como eliminatório, B estaria fora. Segunda: a diferença entre A e B é de dois pontos, pequena demais para decidir sozinha. Nesse caso, faz sentido convidar os dois primeiros para um piloto curto, medido com o indicador da seção 4, e só então escolher.
Erros que tornam o pedido inútil
- Pedir a solução em vez do problema. "Queremos um agente de IA no WhatsApp" recebe três propostas de agente; "queremos reduzir o tempo de resposta das perguntas sobre prazo de entrega" abre espaço também para propostas mais simples, como uma automação sem IA.
- Esconder o volume. Sem número de mensagens, documentos ou pedidos por mês, o fornecedor não consegue estimar custo de uso, e as propostas ficam incomparáveis.
- Mandar dado real de cliente no pedido. Amostra anonimizada resolve a fase de proposta.
- Mudar o critério depois de abrir as propostas. Se o peso muda porque um fornecedor agradou, a comparação deixou de existir.
- Não definir quem decide. Escreva no próprio pedido quem dá a nota e quem aprova. As diretrizes britânicas recomendam uma equipe com pessoas de áreas diferentes; numa PME, isso pode ser o dono, quem opera o processo e quem cuida dos sistemas.
Se ainda não está claro qual processo da empresa merece o primeiro projeto, vale começar pela lista de usos de inteligência artificial que já fazem sentido para pequenas empresas e só depois escrever o pedido.
Comece por aqui Novo no assunto? Leia primeiro inteligência artificial para pequenas empresas, o texto-base desta cobertura.
Fonte: Acquisition.gov (FAR 15.203)
Perguntas frequentes
Pequena empresa precisa mesmo fazer RFP para contratar IA?
Nenhuma lei obriga empresa privada a fazer pedido de proposta. O documento é uma prática de compra: com poucas páginas (a sugestão do texto é de duas a cinco), ele faz os fornecedores responderem às mesmas perguntas e deixa por escrito o que cada um prometeu sobre dados, piloto, suporte e saída.
Qual a diferença entre RFP e pedido de orçamento?
No sentido usado neste texto, o pedido de orçamento parte de algo já definido e pergunta preço e prazo. A RFP descreve um problema e pede que o fornecedor proponha a solução, explique como vai medir o resultado e informe dados técnicos, como o modelo de IA usado e onde ficam os dados, além do custo.
Os pesos dos critérios são obrigatórios?
Não. Os pesos sugeridos no texto são uma proposta do ConnectWeek, sem base em norma. A boa prática, que vem das regras de compras federais dos EUA (FAR 15.304), é anunciar os critérios e a importância relativa de cada um no próprio pedido e julgar apenas por eles; você pode usar pontos ou só uma ordem de importância.
Posso mandar dados reais dos clientes junto com o pedido?
O mais seguro é não mandar. Na fase de proposta, uma amostra anonimizada ou fictícia basta para o fornecedor entender o formato. Dados pessoais reais só devem circular depois de definidas as instruções de tratamento, já que pela LGPD (art. 39) o operador trata os dados segundo as instruções do controlador.
Quantos fornecedores devo convidar?
Não há número definido em norma para empresa privada. Uma sugestão prática é de três a cinco: menos de dois não permite comparar, e muitos convites tornam a análise pesada para uma equipe pequena.